संपूर्ण ग्रंथालय संगणकीकरण या चेतन टाकसाळे आणि हितेश ब्रिजवासी लिखित पुस्तकाचा प्रकाशन सोहळा   दि. १७.१२.२०१७ रोजी संपर्क, बालग्राम मळवली येथे पार पडला. यावेळी डावीकडून चेतन टाकसाळे (लेखक) श्री. प्रदीप बच्छाव (प्रमुख पाहुणे) ग्रंथपाल अगस्ती महाविद्यालय (अकोले) श्री. भूपेंद्र बनसोड (ग्रंथपाल पी.व्ही.डी.टी. एस.एन.डी.टी वूमन युनिव्हर्सिटी), श्री. अजय कांबळे ग्रंथपाल (वर्तक महाविद्यालय, मुंबई) श्री. मंगेश घोडके, ग्रंथपाल (एन.जी आचार्य महाविद्यालय, मुंबई), श्री. इद्रीश खान तांत्रिकी प्रबंधक सॉफ्टेक सोलुशंस अंड सर्विसेस, पुणे हे उपस्थित होते.   

ग्रंथ प्रकाशन सोहळा

Electronic Granthalaya

Koha on Windows Platform

Dsapce Digital Library Software

Add

Dspace Digital Library Software

Softech Solutions & Services also implement Open Source Software 

 

KOHA

Since the original implementation in 1999, Koha functionality has been adopted by thousands of libraries world wide, each adding features and functions, deepening the capability of the system. With the 3.0 release in 2005, and the integration of the powerful Zebra indexing engine, Koha became a viable, scalable solution for libraries of all kinds. LibLime Koha is built on this foundation. With its advanced feature set, LibLime Koha is the most functionally advanced open source ILS on the market today

D Space Digital Repository Software  

DSpace is the software of choice for academic, non-profit, and commercial organizations building open digital repositories.  It is free and easy to install "out of the box" and completely customizable to fit the needs of any organization.

DSpace preserves and enables easy and open access to all types of digital content including text, images, moving images, mpegs and data sets.  And with an ever-growing community of developers, committed  to continuously expanding and improving the software, each DSpace installation benefits from the next.

 

 

If any Query About Software

 Kindly Contact 

Softech Solutions & Services

Pune

softechservices7@gmail.com

7387932700

9850098707

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

e-Granthalaya Marathi User Manual

e-Granthalaya

   A Digital Agenda for Library Automation and Networking

ई-ग्रंथालय मार्गदर्शिका

चेतन टाकसाळे

इद्रीश खान

प्रथम मराठी आवृत्ती (२०१७)

मार्गदर्शक : श्री. आर.के मटोरिया

       तांत्रिकी संचालक

                   राष्ट्रीय सूचना केंद्र, नवी दिल्ली

संपर्क :

सॉफ्टेक सोल्युशन्स अँड सर्विसेस

प्लॉट १९८ मनीषा अपार्टमेंट यशवंत नगर

तळेगाव दाभाडे, पुणे महाराष्ट्र- ४१०५०७

ई-मेल : chetan.taksale@outlook.com

मोबाईल- 7387932700

अनुक्रमणिका

अनु.क्र	विषय	पान क्र.
1.	e-Granthalaya Introduction	4
2.	Library Automation	5
3.	Important Tips	7
4.	How to Open e-Granthalaya 3.0	8
5.	Admin Module	11
6.	Data Entry	21
7.	Circulation	25
8.	Email Integration	40
9.	How to Generate Barcode Lables	45
10.	Book Acquisition	48
11.	Serials	65
12.	Library Budget	95
13.	Search	105
14.	How to Make OPAC	106

प्रस्तावना

ई-ग्रंथालय आज्ञावली सन २००३ मध्ये प्रसिद्ध झाली असून सदर आज्ञावलीच्या चार मुख्य आवृत्त्या प्रसिद्ध झाल्या आहेत यामध्ये e-G 1.0 e-G 2.0 e-G 3.0 e-G 4.0 या मुख्य तसेच त्यांच्या वेळोवेळी सुधारित आवृत्ती प्रसिद्ध झाल्या आहेत यामुळे हि आज्ञावली भारताच्या कानाकोपऱ्यामध्ये सामाविष्ट झाली आहे सदर आज्ञावली पंतप्रधान कार्यालापासून ते प्रत्येक खेडोपाड्यातील शालेय ग्रंथालायांपर्यंत पोहोचलेली दिसून येत आहे.

ई-ग्रंथालय आज्ञावलीचा मुख्य उद्देश प्रत्येक ग्रंथालय संगणकीकृत व्हावे यासाठी सदर आज्ञावली एन.आय.सी (भारत सरकार) यांच्या मार्फत मोफत उपलब्ध करून देण्यात आली आहे तसेच आज्ञावलीचे प्रशिक्षण भारतातील विविध राज्यांमध्ये मोठ्याप्रमाणावर पार पाडण्यात आले आहे तसेच प्रत्येक राज्यामध्ये जिल्हापातळीवर राष्ट्रीय सूचना केंद्रांचे कार्यालये मदतीसाठी असल्यामुळे या आज्ञावलीने लोकांच्या मनामध्ये विश्वास निर्माण केला आहे.

ई-ग्रंथालय आज्ञावलीवर मी सन २०११ पासून कार्यरत आहे आज्ञावलीमधील प्रत्येक मोड्यूल्सचा संपूर्ण बारकाईने अभ्यास करून मी डिसेंबर २०१३ मध्ये यशदा या महाराष्ट्र शासनाच्या (राज्य प्रशिक्षण संस्थेमध्ये) प्रथम राज्यस्तरीय इ-ग्रंथालय आज्ञावलीचे प्रशिक्षण दिले यामध्ये वेगवेगळ्या राज्यातील ग्रंथपाल प्रशिक्षण घेण्यासाठी आले होते महाराष्ट्र तसेच भारतातील अनेक राज्यांमध्ये आम्ही जाऊन इ-ग्रंथालय आज्ञावलीचे मार्गदर्शन तसेच प्रशिक्षण दिले यामध्ये भारतीय नौसेना,आयकर विभाग, केंद्रीय विद्यालय असे अनेक विभागांच्या ग्रंथालयाचे संगणकीकरण करण्यामध्ये आम्ही सहभागी झालो आहोत तसेच यशवंतराव चव्हाण महाराष्ट्र मुक्त विद्यापीठ, नाशिक यांच्या ज्ञानगंगोत्री तसेच KLA Research Journal या मासिकामध्ये ई-ग्रंथालय आज्ञावलीचे महत्व व उपयुक्तता असे दोन लेख प्रसिद्ध झाले आहेत.

महाराष्ट्रामध्ये अनेक ग्रंथालयामध्ये आम्ही ई-ग्रंथालय आज्ञावली पोहचवली असल्यामुळे महाराष्ट्रातील उपयोगकर्त्यांना या आज्ञावलीचा जास्तीत जास्त कसा उपयोग होईल याउद्देशाने मी मराठी भाषेमध्ये(स्थानिक भाषेमध्ये) ई-ग्रंथालय आज्ञावलीच्या मार्गदर्शिकेचे भाषांतर केले आहे सदर भाषांतर केल्यामुळे जास्तीत जास्त ग्रंथालयांपर्यंत हि आज्ञावली पोहोचवण्याचा आमचा उद्देश आहे.

मार्गदर्शिका बनविण्यासाठी मला मोलाचे मार्गदशन श्री. आर.के मटोरिया, तांत्रिकी संचालक, राष्ट्रीय सूचना केंद्र, नवी दिल्ली यांचे लाभले तसेच माझे सहकारी इद्रीश खान व सदर मार्गदर्शिका तपासण्याचे बहुमुल्य काम डॉ. सुधीर नगरकर, ग्रंथपाल आमदार शशिकांत शिंदे महाविद्यालय, मेढा यांनी केले मी या सर्वांचा मनापासून ऋणी आहे.

      धन्यवाद

                                                                 चेतन टाकसाळे

सॉफ्टेक सोल्युशन्स अँड सर्विसेस

                                                                तळेगाव दाभाडे, पुणे महाराष्ट्र

ई-ग्रंथालय आज्ञावली मार्गदर्शिका

(e-Granthalaya software Manual)

               संगणकीकरण आज काळाची गरज असल्यामुळे तंत्रज्ञानाने प्रत्येक क्षेत्रात

महत्वाचे स्थान प्राप्त केले आहे त्यामुळे दैंनदिन जीवनातील प्रत्येक घडामोडी तंत्रज्ञानावर अवलंबून आहेत (उदा. भ्रमणध्वनी, इंटरनेट, वाहने) अशी बरीच साधने आहेत ज्याच्याशिवाय माणसांचे जीवन विस्कळीत होऊ शकते.

ग्रंथालय व माहितीशास्त्र शाखेत सर्व स्तरावर कार्यक्षमता वाढवून गतिमान ग्रंथालय प्रशासन होण्याकरिता राज्यातील सर्व ग्रंथालयीन अधिकारी/कर्मचारी वृंद यांना संगणक प्रशिक्षण तसेच ग्रंथालय आणि माहितीशास्त्र क्षेत्रात होणाऱ्या अनेक तांत्रिक/आधुनिक घडामोडी यांचे वेळोवेळी प्रशिक्षण मिळणे आवश्यक असते जेणेकरून ग्रंथपाल आजच्या धावपळीच्या युगासोबत जोडल्या जाऊ शकेल. डिजीटल इंडियाच्या संकल्पनेतून संपूर्ण भारत एकमेकांशी संगणकाने जोडण्याचे काम देशपातळीवर सुरु आहे. त्यामध्ये ग्रंथालयाचा तसेच ग्रंथपालाचा खुप मोठा वाटा आहे. त्यामुळे प्रत्येक ग्रंथालय हे संगणकीकृत असणे आज काळाची गरज बनली आहे.

१.     ग्रंथालय क्षेत्रा संबंधित कायदे. (Library Laws)

२.     संगणक प्रशिक्षण (Computer Training)

३.     ग्रंथालय संगणकीकरण (Library Automation)

४.     डिजीटल ग्रंथालय (Digital Library)

५.     ई-गव्हर्नन्स (e-Governance)

६.     ई-ऑफिस (e-Office)

७.     तंत्रज्ञानातील नवीन घडामोडी (New Trends in Technology)

८.     सुप्रशासन व्यवस्थापकीय कौशल्य (Good Governance)     

९.     आस्थापनेविषयक कामकाज (Establishments)

१०.   माहिती अधिकार (Right to Information)

११.   महारष्ट्र नागरी सेवा नियम (Maharashtra Civil Services Rules)

असे अनेक विषय आहेत जे आज संगणकाशी जोडण्यात आले आहेत ज्यांना ग्रंथलास सामोरे जावे लागते म्हणून ग्रंथपाल हा सर्वगुण संपन्न असावा त्यासाठी ग्रंथपालाने कायम संगणक इंटरनेट तथा दैनंदिन जीवनात घडणाऱ्या आधुनिक घडामोडी यांचा आभ्यास करून स्वतःला अद्ययावत ठेवणे गरजेचे आहे ग्रंथपाल हा शाळा.महाविद्यालये, शैक्षणिक संस्था, शासकीय कार्यालये यांच्यातील महत्वाचा दुवा आहे त्याच्याकडे सर्व क्षेत्रातील माहिती उपलब्ध असते परंतु आजच्या डिजीटल इंडियाच्या संकल्पनेतून ग्रंथपालाकडे सर्व माहिती ई-फॉर्म मध्ये असणे गरजेचे आहे जेणेकरून ग्रंथपाल हवे तेव्हा माहिती या ठिकाणाहून त्या ठिकाणी ताबडतोब पोहचवू शकतो.

ग्रंथालय संगणकीकरण :

ग्रंथालय संगणकीकरण आज काळाची गरज बनलेली आहे प्रत्येक क्षेत्रात संगणकाचा वापर झपाट्याने वाढत आहे ग्रंथालयातील सर्व प्रक्रिया म्हणजेच देवघेव,ग्रंथ नोंदी, साठा पडताळणी असे महत्वाची कामे अगोदर हस्तलिखित स्वरुपात केली असायची परंतु आता सदर कामाची जागा संगणकाने घेतली असल्याने ग्रंथालयाचे संगणकीकरण करणे गरजेचे बनले आहे.ग्रंथालय संगणकीकरण म्हणजेच ग्रंथालयातील प्रक्रिया (देवघेव,ग्रंथ नोंद, बारकोडिंग,) संगणकाद्वारे किंवा ग्रंथालय आज्ञावली द्वारे करणे होय.

ग्रंथालय संगणकीकरणासाठी सर्वप्रथम ग्रंथालय आज्ञावली असणे अतिशय महत्वाचे आहे आज्ञावली मध्ये तीन प्रकार आहेत १. खाजगी आज्ञावली (Commercial Software) २. मुक्तद्वार आज्ञावली (Open Source Software) ३. मोफत आज्ञावली (Freeware Software) यापैकी राष्ट्रीय सूचना केंद्र, भारत सरकारने ई-ग्रंथालय (e-Granthalaya) नामांकित मोफत आज्ञावली विकसित केलेली आहे. सदर ई-ग्रंथालय आज्ञावली संगणकीकरणासाठी संपूर्ण भारतातील शाळा, महाविद्यालये, शासकीय संस्था यांना  मोफत उपलब्ध करून दिली आहे जेणेकरून ग्रंथालय संगणकीकरणात जागरूकता निर्माण होऊन ग्रंथालयाचा अधिकाधिक विकास होईल.        

ई-ग्रंथालय  अज्ञावली मध्ये एक परिपूर्ण ग्रंथालयास उपयुक्त असे महत्वपूर्ण मोड्यूल्स NIC ने उपलब्ध करून दिले आहेत ते खालील प्रमाणे.

                                

१.     सरळ सोपी ग्रंथांची नोंदी (Easy Book Data Entry)

२.     ग्रंथ देव घेव (Book Issue-Return)

३.     सभासद नोंदी (Member Registration)

४.     मासिके नोंदी (Serials)

५.     बारकोडिंग (Barcoding)

६.     ओळखपत्र (Identity Cards)

७.     साठा पडताळणी (Stock Verification)

८.     आर.एफ.आय.डी (RFID)

९.     वार्षिक अंदाज पत्रक (Budget)

१०.   ई-क्लिपिंग (e-Clippings)

११.   ओपॅक (OPAC)

असे महत्वाचे संपूर्ण मुद्दे या आज्ञावली मध्ये आपणास मोफत उपलब्ध करून देण्यात आले आहेत. त्यामुळे प्रत्येक ग्रंथापालाने या आज्ञावलीचा उपयोग करून आपले ग्रंथालय संगणकीकरण करावे यासाठीच ई-ग्रंथालय User Manual चे मराठीमध्ये भाषांतर करत आहे जेणेकरून जास्तीत जास्त ग्रंथालायापर्यंत हि अज्ञावली पोहचावी.

महत्वाच्या टीप

IMPORTANT NOTE

ई-ग्रंथालय आज्ञावलीमध्ये आपणास २४ भाषांमध्ये ग्रंथांची नोंद करता येते त्यामुळे सदर आज्ञावली समजून घेण्यास अत्यंत सोपी आहे.

ADD NEW : ई-ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये कोणतीही नोंद करण्यासाठी ADD NEW या बटनाचा वापर वेळोवेळी करावा लागतो सभासदाच्या, ग्रंथाच्या, मासिकाच्या, किवा इतर ग्रंथालयातील महत्वाच्या नोंदी करण्यासाठी आपल्याला ADD NEW या बटनाचा वापर करावाच लागतो.
EDIT : हा पर्याय आहे त्यावर क्लिक केल्यावर सदर नोंदी आपण पुनः दुरुस्त करू शकतो सदर ग्रंथ नोंदीमध्ये काही चुकी झाली असल्यास किंवा सदर नोंदी मध्ये एखादी माहिती भरावयाची राहिल्यास EDIT बटन प्रेस करून आपल्याला सदर नोंदी दुरुस्त करून UPDATE म्हणता येते.

DELETE : ग्रंथपालाकडून काहीवेळेस काही नोंदी चुकीच्या होतात अथवा काही वेळेस सदर भरलेली माहिती आपणास DELETE  करावयाची असते ती EDIT  या पर्यायाखालीच असते सदर नोंदी निवडल्यावर आपल्या समोर उजव्या हाताला DELETE असा पर्याय दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर सदर नोंद DELETE होते.

SAVE: प्रत्येक नोंद घेतल्यावर ती नोंद आपल्याला SAVE करुन ठेवावे लागते त्यासाठी प्रत्येक फॉर्म वर SAVE हा पर्याय दिसेल प्रत्येक नोंद झाल्यावर SAVE  करावे अन्यथा आपण भरलेली माहिती सुरक्षित राहत नाही.

                                              

                                                     अज्ञावली सुरु करणे

(HOW TO OPEN SOFTWARE)

संगणक सुरु केल्यावर संगणकाच्या डेस्कटॉपवर ई-ग्रंथालय आज्ञावलीचे चिन्ह असेल त्यावर डबल क्लिक केल्यावर ई-ग्रंथालयातील भाषा निवडण्याचा क्रम येईल तेथे इंग्रजी भाषा निवडा.

SELECT LIBRARY

भाषा पर्याय निवडल्यावर आपल्या समोर ग्रंथालय निवडण्याचा पर्याय येईल त्यामध्ये एकच महाविद्यालयातील वेगवेगळ्या विभागाच्या अनेक ग्रंथालायंचा समावेश ई-ग्रंथायामध्ये करता येतो त्यापैकी आपले ग्रंथालय निवडून OK म्हणावे

लॉग इन करणे:

LOGIN TO E-GRANTHALAYA

ग्रंथालय निवडल्यानंतर लॉग इन व ई ग्रंथालय अज्ञावली चे मुख्य पृष्ठ आपल्या समोर येईल ते आल्यावर USER CODE DROPDOWN मधून SELECT केल्यावर PASSWORD  टाकावे व OK म्हणावे.

WELCOME TO E-GRANTHALAYA पासवर्ड टाकल्यावर आज्ञावली मध्ये प्रवेश होतो त्यावेस आपल्याला WELCOME TO E-GRANTHALAYA असा संदेश येतो त्यावर OK  म्हणल्यावर आपण ई-ग्रंथालयातील सर्व मोड्यूल्स मध्ये प्रवेश करू शकतो.

ADMIN MODULE

      (ई-ग्रंथालयातील प्रत्येक मोड्यूल्स ADD NEW बटनानेटच आज्ञावली मध्ये समाविष्ट करता येते.)

MASTER DATA

 (मुख्य डेटा): MASTER DATA ग्रंथपालाने तयार करावयाचा असतो ई-ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये वेळोवेळी आपल्याला काही फॉर्मची आवश्यकता लागते ते फॉर्म एकदाच एकाठिकाणी भरून ठेवले असता आपल्याला वेळोवेळी त्याचा उपयोग करता येतो म्हणून MASTER DATA हे मोड्यूल ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये अत्यंत महत्वाचे आहे यामध्ये 

ADD USER : या मोड्यूलमध्ये ग्रंथालयातील समन्वय, ग्रंथपाल/सहाय्यक ग्रंथपाल/ग्रंथालय लिपिक यांना ग्रंथालय आज्ञावली वापरण्यासाठी परवानगी देण्यात येते. यामध्ये ग्रंथालय आज्ञावली वापर करणाऱ्यांची माहिती आपणास येथे भरता, पुनः दुरुस्ती, अथवा हटवता येऊ शकते. सदर मोड्यूलमध्ये प्रत्येक ग्रंथालय अधिकारी/कर्मचारी यांना वेगळा युजरनेम आणि पासवर्ड देता येतो. प्रत्येकाला युजर कोड देता येतो जेणेकरून त्याने केलेल्या कामाची पडताळणी आपणास त्याच्या कोड वरून करता येऊ शकते. तसेच प्रत्येक अधिकारी/कर्मचारी यांना ग्रंथालय आज्ञावलीमधील मोड्यूलची कामनिहाय वाटप करता येते.

उदा. ग्रंथापालास – ADMIN,BOOK ACQUISITION,BUDGET  सहाय्यक ग्रंथपालास CATALOUGING, CIRCULATION, SERIALS, SEARCH तसेच ग्रंथालय लिपिकास BUDGET असे कामानिहाय सर्व ग्रंथालयाचे कामांचे वाटप या अज्ञावलीद्वारे करता येते.

LETTER TEXT : या मोड्यूल्समध्ये ग्रंथालयातील होणारे पत्रव्यवहार जे कागदोपत्री होतात ते याठिकाणी ई-फॉर्म मध्ये आपणास मिळतात मास्टर डेटा मध्ये दुसऱ्या क्रमांकावर हे मोड्युल आहे यामध्ये आपण कोणतेही मेसेज अथवा पत्र सेव करून ठेऊ शकतो व जेव्हा गरज पडेल त्यावेळेस फक्त पत्ता व नाव बदलून आपण ज्याला हवे त्याला ते ई-मेलवर पाठवू शकतो तसेच त्याची प्रिंटहि घेऊ शकतो.

उदा. १. ग्रंथालयात पुस्तकांची खरेदी करण्यासाठी प्राचार्य, विभागप्रमुख यांची परवानगी घ्यावी लागते त्यासाठी APPROVAL LETTER तसेच परवानगी मिळाल्या नंतर कामाचे आदेश पुस्तक विक्रेत्यांना द्यावी लागते त्यासाठी ORDER LETTER तसेच ग्रंथालयातील सभासदांचे पुस्तक विलंब झाल्यास त्यास REMINDER LETTER आपणास द्यावे लागते त्यासाठी या मोड्यूल्सचा अत्यंत महत्वाचा उपयोग येथे होतो.

LIBRARY SECTIONS :

प्रत्येक ग्रंथालय विभाग निहाय वर्ग्रीकृत केलेले असते त्यामध्ये संदर्भ ग्रंथ विभाग, मासीके विभाग, बुक बँक,धार्मिक ग्रंथ असे अनेक विभागामध्ये ग्रंथांची विभागणी केलेली असते ग्रंथालयात येणाऱ्या ग्रंथांची ग्रंथालय दाखलअंक नोंदवहीमध्ये नोंदणी झाल्यावर ग्रंथाची विभागानुसार मांडणी केली जाते विभागानुसार ग्रंथांची मांडणी केल्याचा फायदा इतकाच होतो कि ग्रंथालयात सभासद आल्याबरोबर ग्रंथपालास त्वरित ग्रंथाचे स्थान जागेवर बसल्या बसल्या सांगता येते.

LIBRARY COMMITTEE : प्रत्येक ग्रंथालयात ग्रंथ निवडीसाठी तसेच ग्रंथालयातील दैनंदिन कामकाजासाठी एक ग्रंथालय समिती गठीत केलेली असते त्या कमिटीची माहिती आपणास सदर मोड्युल मध्ये भरावी लागते. सदर समितीचे नाव, सभापती,सदस्य तिचा कालावधी अशी काही महत्वाची माहिती आपणास द्यावी लागते. ती माहिती आपणास वेळोवेळी ग्रंथांची नोंद, BOOK ACQUISION,CATALOUGING,SERIALS, या महत्वाच्या मोड्यूल्स मध्ये होते.

ADD NEW : कमिटी या मोड्यूल्सच्या अंतर्गत गेल्यावर उजव्या हाताला ADD NEW हा पर्याय आहे त्यावर क्लिक केल्यावर सदर खालील माहिती आपणास भरावी लागते.

COMMITTEE NAME : गठीत करण्यात येणाऱ्या समितीचे नाव येथे द्यावे.

CHAIRMAN : ग्रंथालयात गठीत करण्यात येणाऱ्या समितीच्या सभापतीचे नाव येथे द्यावे.

MEMBERS : सदर समितीचे इतर सभासदांचे नाव येथे द्यावीत.

START DATE/END DATE : समिती स्थापन झाल्याची दिनांक तसेच समिती बरखास्त करण्याची दिनांक येथे द्यावी कोणतीही समिती गठीत केल्यावर साधारण एक वर्ष असते.

DESCRIPTION : समिती बद्दल थोडी माहिती येथे द्यावी.

LIBRAY DETAILS : ग्रंथालायची सविस्तर माहिती या मोड्यूल्स मध्ये आपणास भरता येते LIBRARY DETAILS, MORE DETAILS, ABOUT LIBRARY असे तीन फॉर्म मध्ये ग्रंथालायाची संपूर्ण माहिती आपणास भरता येते. LIBRARY DETALS मध्ये ग्रंथालायचे नाव, स्थळ ,शहर,संचालक,संपूर्ण पत्ता ई.माहिती भरवायची असते

MORE DETIALS : या फॉर्ममध्ये ग्रंथालयाची संपर्क माहिती भरली जाते त्यामध्ये  ग्रंथपालाचे नाव, फॅक्स,फोन नंबर,ग्रंथालाची वेळ,ई-मेल,वेबसाईट इ. महत्वाची माहिती असते 

ABOUT LIBRARY : यामध्ये ग्रंथालयाच्या संचालक मंडळाची माहिती सविस्तर भरता येते. तसेच ग्रंथालय व ग्रंथालायातील सेवांबद्दल यामध्ये मुद्देसूद महती नमूद करता येते.

हि सर्व माहित अचूक भरावी कारण हि सर्व माहिती ग्रंथालयांच्या OPAC वर दिसते ज्याच्या सहाय्याने ग्रंथालय सभासद ग्रंथालाचा वापर योग्य पद्धतीने करतो.

VENDORS :

प्रत्येक ग्रंथालयाचे ग्रंथ पुरवठादार वेगवेगळे असतात त्यांची संपूर्ण माहिती ग्रंथपालाकडे असणे अत्यंत गरजेचे असते काहीवेळेस अत्यंत तातडीने ग्रंथ मागणी करावयाची असल्यास किंवा प्रत्यक्ष पुरवठादाराकडे जाऊन खरेदी करावयाची झाल्यास आपल्याला त्याची संपूर्ण माहिती असणे आवश्यक असते म्हणून ई-ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये आपणास VENDOR चा वेगळाच पर्याय उपलब्ध करून दिलेला आहे. सदर फॉर्मचा उपयोग ग्रंथांची नोंदी आज्ञावली मध्ये घेताना  BOOK ACQUISITION, CATALOUGING, SERAIAL, BUDGET या मोड्यूल्स मध्ये होते.

ADMIN मोड्यूल्स मध्ये MASTER DATA च्या अंतर्गत VENDORS  

ADD NEW

VENDOR : ग्रंथ पुरवठाधरकाचे/किंवा त्याच्या दुकानाचे नाव येथे द्यावे.

PLACE : ग्रंथ पुरवठाधारकाच्या दुकानाचे ठिकाण.

ADDRESS : संपूर्ण पत्ता जेणेकरून पत्रव्यवहार केला असता त्यापर्यंत पत्र पोहचतील असा संपूर्ण पत्ता येथे द्यावा.

FAX : पुरवठाधारकाचा FAX क्रमांक असणे गरजेचे असते कारण प्रत्येक वेळेस ग्रंथपालास पत्रव्यवहार करावयास जमेल असे नाही त्यामुळे FAX क्रमांक असल्यास एखादे महत्वाचे पत्र किंवा कार्यादेश त्वरित पाठविता येऊ शकतो.

PHONE : पुरवठाधारकाचा फोन क्रमांक आपल्याला संपर्कासाठी लागतोच त्यामुळे दूरध्वनी क्रमांक तसेच भ्रमणध्वनी क्रमांक दोन्ही ग्रंथपालाकडे असणे अत्यावशक आहे.

E-MIAL : पुरवठाधारकाचा EMAIL ID द्वारे त्याला काही महत्वाचे पत्र स्कॅन करून आपण पाठवू शकतो.

WEBSITE : पुरवठाधारकाची वेबसाईट आपल्याकडे असल्यास आपण त्याच्याकडे काही नवीन ग्रंथ आले असतील किंवा काही नवीन घडमोडो यांचा आढावा घेता येतो.

DATABASE UTILITIES/DATABASE BACKUP :

ADMIN मोड्यूल्स मध्ये DATABASE UTILITIES मध्ये DATABASE BACKUP हा पर्याय वापरून आपण आपल्या आज्ञावली मध्ये केलेल्या कामाचा BACKUP घेता येतो. या मोड्यूल्समुळे  एका ठिकाणी होते व एक DATABASE फाईल तयार होते त्या फाईल मध्ये आपण ई-ग्रंथालयात केलेल्या सुरवातीपासूनचा DATABASE या फाईल मध्ये राहतो काही वेळेस ई-ग्रंथालय आज्ञावली काही कारणास्तव बंद होते अथवा सदर संगणक बदलतो किंवा FORMAT होतो. त्यावेळेस या BACKUP चा उपयोग होतो. आपल्याकडे BACKUP असेल तर आपण हा BACKUP RESTORE करू शकतो आज्ञावली जशी आहे तशी पुनः अद्ययावत करू शकतो.

SELECT DRIVE :

 ई-ग्रंथालय आज्ञावालीचा BACKUP घेणे अत्यंत महत्वाचा असतो आणि त्यावरून जास्त महत्वाचे तो BACKUP SAVE कुठे करून ठेवायचा हे महत्वाचे असते म्हणूनच येथे आपणास C/D DRIVE या दोन्ही DRIVE  आपल्याला BACKUP घेण्यसाठी दिलेल्या आहेत C DRIVE हे आपल्या संगणकाची OPERATING SYSTEM असल्यामुळे त्या DRIVE वर डेटा ठेवणे कधी कधी धोक्याचे त्यामुळे D DRIVE सुद्धा या ठिकाणी देण्यात आला आहे यावर सुद्धा आपण आपला डेटा सुरक्षित ठेऊ शकतो तसेच अधिक सुरक्षिततेसाठी आपण सदर C/D DRIVE वर सेव असलेला डेटा आपण PENDRIVE किंवा EXTERNAL HARD DISK यांवर घेऊन संग्रहित करून ठेऊ शकतो.

                         डेटा एन्ट्री करणे:

 

                         DATA ENTRY

ग्रंथालयातील सर्वात महत्वाचे काम म्हणजे ग्रंथालयात उपलब्ध असलेल्या प्रत्यक्ष ग्रंथांची नोंद आज्ञावली मध्ये करणे त्यामुळे डेटा एन्ट्रीसाठी ई-ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये RETRO-CONVERSION असे मोड्यूल उपलब्ध आहे. आपण CATALOUGING MODULE मध्ये गेल्यावर लगेचच लाल अक्षरात RETRO-CONVERSION पर्याय दिसेल त्यामध्ये प्रथम लाल रंगामध्ये ADD NEW असा पर्याय उजव्या बाजूला दिलेस तिथे क्लिक केल्या बरोबर संपूर्ण माहितीचे पान दिसेल त्यामध्ये प्रथम ग्रंथाचे शीर्षक TITLE असा पर्याय येईल त्याठिकाणी ग्रंथाचे शीर्षक आपणास लिहावे लागते.

AUTHOR 1 AUTHOR 2 AUTHOR 3 हे लेखकांचे पर्याय येतील त्यामध्ये उपलब्ध असलेल्या लेखकांची नावे समोर दिलेल्या बाणावर क्लिक केल्या बरोबर ALPHABETICALLY मिळतील. जर त्यामध्ये उपलब्ध नसलेल्या लेखकाचे नाव आल्यास तिथे आपणास AUTHOR DIRECTORY असा पर्याय दिसेल तिथे त्या नवीन लेखकाचे नाव टाकून SAVE बटन प्रेस करावे म्हणजेच सदर लेखकाची नोंद आपल्या आज्ञावली मध्ये होते नोंद केलेल्या लेखकाचे नाव आपल्याला DROPDOWN मध्ये दिसू लागते.

EDITION: ग्रंथांच्या लेखकाची नोंद झाल्यावर लगेचच ग्रंथाची आवृत्ती (EDITION) म्हणून पर्याय आपणास दिसू लागतो तिथे ग्रंथांची आवृत्ती कितवी आहे ते आपणास भरावे लागते.

PUBLISHER: EDITION भरल्या नंतर PUBLISHER लाल रंगामध्ये पर्याय आपणास दिसतो तीथे AUTHOR प्रमाणेच नोंद करावी लागते. PUBLISHER आपल्याला DROPDOWN मधून घेता येतो अन्यथा ADD NEW PUBLISHER असा पर्याय आपणास समोर येतो त्यावर क्लिक केले असता PUBLISHER चे नाव, पत्ता, ठिकाण लिहून SAVE बटन प्रेस करावे लागते.

SUBJECT:  विषय टाकताना आपणास समोर ADD NEW SUBJECT असा पर्याय येतो तेथे क्लिक केल्यावर आपल्याला CLASS NO. आणि SUBJECT HEADING असे पर्याय येतात तेथे माहिती भरावी लागते मग आपण EXIT बटन प्रेस केले असता DROPDOWN मध्ये आपला विषय समोर येतो तो आपण निवडू शकतो.

YEAR: SUBJECT ची नोंद झाल्यावर आपल्या समोर पुस्तकाच्या प्रकाशनाचे वर्ष टाकण्याचा पर्याय येतो तेथे पुस्तकाचे प्रकाशन वर्ष आपणास टाकावे लागते.

CONFERENCE : आपल्याला पानाच्या खालच्या बाजूला CONFERENCE म्हणून पर्याय दिसेल त्याठिकाणी आपणास पुस्तकाची छापील किंमत टाकायची असते (सदर फॉर्म हा पर्याय म्हणूनच वापरावा) 

SAVE HOLDING : CONFERENCE पर्यंत नोंद झाल्यावर आपल्याला आपल्या झालेल्या नोंदी SAVE करून ठेवाव्या लागतात पानाच्या उजव्या हाताला लाल रंगामध्ये SAVE म्हणून एक पर्याय आपणास दिसतो तेथे क्लिक केल्यावर आपणास OK म्हणून एक पर्याय येतो तेथे क्लिक केले असता आत्ता पर्यंतची आपली नोंद SAVE झाली असे दिसून येते.

SAVE झाल्यावर खाली एक आपणास काही पर्याय दिसतील त्यामध्ये प्रथम

ACC NO., ACC DATE, VOL,CLASS NO.,BOOK NO, PAGINATION, 

LOCATION,BINDING, SECTION

वरील सर्व माहिती भरल्यानंतर SAVE HOLDING असा पर्याय लाल अक्षरात आपणास दिसेल तिथे क्लिक केल्यावर नोंद पूर्ण होईल.

ADD TITLES : काही वेळेस एकाच पुस्तकाच्या अनेक प्रति ग्रंथालयात येतात त्यावेळेस SAVE HOLDING म्हणल्यावर ACC NO. या रकान्यामध्ये सदर प्रतीचे पुढील ACC NO. टाकून पुन्हा SAVE HOLDING असे म्हणावे जितक्या प्रति आल्या आहेत त्यांचे ACC NO टाकून SAVE म्हणत जावे सर्व प्रति अवघ्या ५ मिनिटामध्ये नोंदविल्या जातील.

CIRCULATION

देवघेव विभाग

ह्या मोड्यूलमध्ये ग्रंथालयातील सर्व हालचाली म्हणजेच ग्रंथ देव घेव करणे तसेच ग्रंथालयातील सभासद नोंदणी यामध्ये त्यांचा फोटो, भ्रमणध्वनी क्र., इ-मेल इ. महत्वाची माहिती जतन करून ठेवता येते ग्रंथालयात एकूण किती सभासद आहेत आणि त्यांना एकूण किती ग्रंथ आपण एका वेळेस देऊ शकतो तसेच सभासदाने ग्रंथालयाची वर्गणी वेळेवर भरलेली आहे किंवा नाही याची माहिती त्वरित आपणास या आज्ञावली द्वारे त्वरित भेटू शकते. काही वेळेस सभासद ग्रंथ घेऊन जातात परंतु त्यांना काही कारणास्तव ते वेळेवर परत करता येत नाही अश्यावेळेस ई-ग्रंथालय आज्ञावली द्वारे सदर सभासदांना ई-मेल द्वारे पत्रव्यवहार करू शकतो. तसेच ग्रंथालय वर्गणी भरल्यावर त्यांना पावती येथे आपणास देता येते.

 

MEMBER CATEGORIES: प्रत्येक ग्रंथालयात सभासद असतात परंतु त्या सभासदांच्या वेगवेगळ्या प्राकारांमध्ये विभागणी केली असते. शालेय ग्रंथालय असेल तर विद्यार्थी, शिक्षक तसेच सार्वजनिक असेल तर पाहुणे सभासद, स्टाफ असे प्रकारात त्याचे वर्गीकरण करण्यात येते

नोंद: CIRULATION मोड्यूल्स मध्ये MEMBER CATEGORIES या फॉर्मवरउजव्या हाताला ADD NEW बटनावर प्रेस केल्यावर CATEGORIES/GROUP रकान्यामध्ये सभासदाची योग्य ती CATEGORIES भरून खाली SAVE बटनावर प्रेस केल्यावर सदर सभासदाचीCATEGORIES नोंदवली जाते.

EDIT/DELETE : MEMBER CATEGORIE याफॉर्ममध्येGROUP NAME या टेबल मध्ये सर्व सभासदांच्या CATEGORIE असतील त्यापैकी जी CATEGORIE EDIT करावयाची असेल तिच्यावर क्लिक करून तिला SELECT कराव उजव्या हाताला असलेले EDIT बटन प्रेस करात्यानंतर ती CATEGORIE आपणास खाली येतेत्यामध्ये आपल्याला जे हवे ते नावात बदल करून UPDATE बटनवर प्रेस करावे. अथवा तिला DELETE करायची असेल तर EDIT बटणाच्या खालीच DELETE बटन असते आपणास सदर माहिती DELETE करता येते.

SUB CATEGORIES: येथे ग्रंथालयातील सभासदांचे वर्गीकरण त्यांच्यासंस्थेत असलेल्या पदानुसार करता येते. उदा. प्राचार्य, कार्यालयीन अधीक्षक, ग्रंथपाल, टीचिंग, नॉन टीचिंग, विदयार्थी असेल तर तो कोणत्या वर्गाचा आहे FY.BCOM, SY.BCOM,असे वर्गीकरण येथे होते आणि प्रत्येक पदाला लागू होणारे ग्रंथ देवघेव संदर्भातले नियम येथे नमूद केले जातात. उदा. सदर पदावरील सभासदाला किती ग्रंथ देता येतील,तसेच तो ग्रंथ किती दिवसासाठी देता येईल, ग्रंथ देण्यास उशीर झाल्यास भरावयाचा दंड किती असेल हि सर्व बेसिक माहिती या फॉर्म मध्ये भरता येते. त्यामुळेग्रंथपालाच्या दृष्टीने हि माहिती अत्यंत महत्वाची असते.

SUB CATEGORIE या मोड्यूल मध्ये ADD NEW बटन प्रेस केल्यावर SUB CATEGORIE फॉर्ममध्ये सभासदाचे पद भरावे तसेच खाली ENTITLEMENT या रकान्यामध्ये सभासदालाकिती पुस्तकेद्यावयाची आहेत ते नमूद करावे त्यापुढे DUE DAYS या रकान्यात सभासदाला सदरचे पुस्तक किती दिवसांसाठी द्यावयाचे आहे ते भरावे. FINE या रकान्यामध्ये सभासदाने दिलेल्या वेळेत पुस्तक ग्रंथालयात जमा न केल्यास त्याला प्रत्येक दिवशी आकारावयाचा दंड यथे नमूद करता येतो.उजव्या हाताला लाल रंगाच्या बटांवर SAVE म्हणूनप्रेस केल्यावर सर्व माहितीSUB CATEGORIE या मोड्यूल्स मध्ये SAVE होते.

EDIT/DELETE :SUB CATEGORIE मोड्यूल्स मध्ये DESIGNATION टेबल मध्ये सर्व सभासदांच्या DESIGNATION असतात त्या पैकी जिला EDIT कारायावयाची आहे तिला क्लिक करा व उजव्या हाताचे EDIT बटन प्रेस करा व आपणास जो बदल करावयाचा आहे तो आपणास करता करा आणिUPDATE बटन प्रेस करा. UPDATE बटणाच्या खालीच DELETE बटन आहे त्याला आपणास DELETE सुद्धा करता येते.

MEMEBER REGISTRATION : या मोड्यूल मध्ये सभासदांची माहिती भरता/पुसता/अद्ययावत तसेच बारकोड,ओळखपत्र तयार करता येते. यथेआपणास ग्रंथालयातील एकूण सभासदांची संख्या त्यांच्या नावावर असलेली पुस्तके इ. माहिती त्वरित मिळते.

MEMBERSHIP REGISTRATION या मोड्युलमध्ये गेल्यावर उजव्या हाताला लाल रंगामध्ये ADD NEW बटनावर क्लिक केल्यावर खाली एक फॉर्म येईल त्याफॉर्म वर खालील मुद्दे भरायचे आहेत.

ID : पहिला रकाना हा ID हा आहे हा ID सॉफ्टवेअर स्वतः तयार करतो त्यामुळे त्या रकान्यामध्ये काही भरायचे नाही

MEMBER NUMBER : येथे प्रत्येक सभासदाला ग्रंथालयात त्याचे सभासदत्व नोंदवल्यावर एक सभासद क्रमांक दिला जात तोच क्रमांक येथे भरावा.

CATAGORIE : या रकान्यामध्ये DROPDOWN केल्यावर आपण वर CATEGORIE यामोड्यूल्स मध्ये सभासदाची CATEGORIE टाकलेली आहे ती येथे निवडायची उदा. STAFF, STUDENT

SUB-CATEGORIE :या रकान्यामध्ये DROPDOWN केल्यावर आपण सभासदाचे पद भरलेले आहेत ते निवडल्यावर आपल्याला सभासदाचीSUB-CATEGORIE समजते.  उदा. प्राचार्य, प्राध्यापक, ग्रंथपाल, विद्यार्थी असेल तर तो F.Y B.COM.

ADDRESS: येथे विद्यार्थी किवा स्टाफ यांचा RES ADDRESS तसेच OFF ADDRESS संदर्भासाठी घेन्यात येतात.

EMAIL-PHONE : सभासदाला संपर्कासाठी त्याचा ई-मेल व फोन न. येथे घेण्यात येतो. यामध्ये सभासदाने ग्रंथ घेव केल्या नंतर त्याच्या ई-मेल अथवा फोन वर SMS येतो याने सभासदाला पुस्तक देवघेवकरण्याची दिनांक लक्षात ठेवणे सोपे होते. तसेच पुस्तक विलंब झाल्यास त्याला मेल/एस.एम.एस येतो.

GENDER : येथे DROPDOWN मध्येMALE/FEMALE असे दोन्ही प्रकार टाकले असल्यामुळे फक्त SELECT करून क्लिक करावे.

OVERRIDE : सभासदांना SUB-CATEGORIE या मोड्यूल्सच्या अंतर्गत पुस्तकांची मर्यादा निश्चित केलेली असते त्यापुढे सॉफ्टवेअरद्वारेसभासदाला पुस्तक देव करता येणार नाही. परंतु OVERWRIDE या फॉर्म मुळे ज्या सभासदाला मर्यादेपेक्षा जास्त पुस्तके द्यावयाची असेल त्यावेळेस याचा उपयोग होतो. OVERWRIDE च्यापुढे DROPDOWN मध्ये YES/NO पैकीजोहवा तो पर्याय निवडता येतो. उदा. प्राचार्य यांना OVERWRIDE YES करून ठेवावे.

ADMISSION DATE : सभासद ग्रंथालयाचे सभासदत्व जेव्हा घेतात ती दिनांक आपल्याला येथे टाकावी लागते. उदा. विद्यार्थी असेल तर कॉलेज सुरु झाल्याची दिनांक येथे येईल.

CLOSING DATE : सभासदाचे ग्रंथालयातील सभासदत्व ज्यावेळेस संपणार असते ती दिनांक आपणास या ठिकाणी द्यावी लागते. उदा. विद्यार्थी कोलेजचे वर्ष संपण्याची दिनांक आपणास द्यावी लागेल.

इ. सर्व माहिती भरल्यानंतर उजव्या हाताला SAVE बटन क्लिक करावे सभासदाचीसंपूर्ण माहितीभरलीजाईल.

UPLOAD PHOTO : सभासदाची संपूर्ण माहिती भरून झाल्यावर सभासदाचे नाव MEMBERSHIP फॉर्म मध्ये दिसू लागते त्यामध्ये ज्या सभासदाचा फोटो उपलोड करावयाचा आहे त्याच्या नावावर क्लिक करून उजव्या हाताला EDIT बटन प्रेस करावे तसेच त्याच्या खाली BROWSE ह्या पर्यायावर क्लिक केल्यावर सभासदाचा फोटो संगनकामध्ये स्कॅन करून ठेवलेल्या जागेवर जाऊन तो SELECT करून OPEN  म्हणावे त्यानंतर UPDATE म्हणावे. 

PRINT ID CARDS : ग्रंथालयातील प्रत्येक सभासदाला ग्रंथालयातर्फे ओळखपत्र देण्यात येते ओळखपत्र बनविण्यासाठी अनेक प्रकारचे SOFTWARE लागतात तरी हवे तसे ओळखपत्र बनविता येत नाही म्हणून ई-ग्रंथालय आज्ञावलीमध्ये PRINT ID CARDS हा पर्याय दिलेला आहे ज्याच्या सहय्याने आपण कमीत कमी खर्चामध्ये आपल्या ग्रंथालयाचे/महाविद्यालयाचे ओळखपत्र तयार करू शकतो. सभासदाची संपूर्ण माहिती भरून झाल्यावर उजव्या हाताला PRINT CARDS म्हणून एक पर्याय आपणास दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर आपल्यासमोर सभासदाचे बारकोडसहित ओळखपत्र तयार झालेले दिसतील. ओळखपत्र असल्याशिवाय सभासदाला ग्रंथालयातील ग्रंथ देवघेव करता येत नाही महणून ओळखपत्र असणे गरजेचे आहे आणि सदर ओळखपत्र बनविण्यासाठी अवघे काही मिनिटांचा कालावधी लागतो त्यामुळे सभासदाचा वेळ वाचतो.

 HOW TO SET PASSWORD TO USER : सभासदाला OPAC वर स्वतःची संपूर्ण माहिती म्हणजेच त्याच्या नावावर कोणते पुस्तक आहे त्याची कालावधी संपत आली आहे का किंवा कोणते पुस्तक आपल्या ग्रंथालयात आहेत हे सर्व OPAC वर बघण्यासाठी प्रत्येक सभासदाला एक PASSWORD दिला जातो.

MEMBERSHIP मोड्यूल्समध्ये सर्व सभासदांची माहिती भरलेली असते त्यामध्ये ज्या सभासदाला PASSWORD RESET करावयाचा आहे त्याला SELECT केल्यावर EDIT या पर्यायावर क्लिक करावे त्यांनतर खाली लाल अक्षरामध्ये RESET PASSWORD असा पर्याय दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर सभासदाचे नाव ई-मेल आयडी समोर येतो तेथे PASSWORD  पर्याय येतो आपल्याला जो PASSWORD टाकायचा आहे तो टाकावा व SAVE बटन प्रेस करावे. 

ISSSU AND RESERVE : सभासदांची नोंद केल्यानंतर सभासदाला किती पुस्तके, किती दिवसासाठी, याची माहिती आपणास सभासदाचा सभासद नोंदणी क्र. अज्ञावली मध्ये दिल्यावर अपनासमोर येतो त्यामुळे एखाद्या सभासदाला ग्रंथालयातील एखादे ग्रंथ घ्यावयाचे असेल त्याने त्याचा सभासद क्रमांक अथवा ग्रंथालयातील ओळखपत्र सोबत ठेवावे लागते जेणे करून त्याचा सभासद क्रमांक टाकल्यास त्याची संपूर्ण माहिती आपल्या समोर येते. CIRCULATION मोड्युलच्या अंतर्गत ISSUE & RESERVE यावर क्लिक केल्यावर लाल अक्षरात BOOK & BOUND JOURNALS, LOOSE ISSUES, BARCODE या पैकी जे  MATERIAL सभासदाला हवे आहे त्यावर क्लिक केल्यावर  MEMBER NO. हा पर्याय दिसेल तेथे सभासदाचा ग्रंथालय नोंदणी क्रमांक टाकल्यास त्याची खालील प्रमाणे माहिती येईल. सभासदाचा नोंदणी क्रमांक टाकल्यास खाली लाल रंगामध्ये ACC NO. असा पर्याय येईल तेथे जे पुस्तक सभासदाला हवे आहे त्याचा ACC NO.  टाकल्यास उजव्या हाताला खाली ISSUE बटन दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर सदर पुस्तक त्या सभासदाच्या खात्यामध्ये जमा होते.

RETURN & RESERVE : ग्रंथालयातून ग्रंथ सभासदाच्या खात्यावर गेल्यावर ग्रंथालयातील नियमानुसार ठरवून दिल्याप्रमाणे प्रत्येक पुस्तक ठराविक दिवसांकरिता सभासदाला दिले जाते त्यानंतर सभासदाला ते ग्रंथ ग्रंथालयात जमा करावे लागते. CIRCULATION मोड्यूल्स मध्ये RETURN & RESERVE या पर्यायावर  गेल्यावर आपल्याला हिरव्या रंगात तीन पर्याय दिसतील पहिला BOOK & BOUND JOURNALS, LOOSE ISSUES, BARCODE यापैकी जे MATERIAL सभासदाला देव केले आहे त्याला  SELECT  केल्यावर लाल रंगामध्ये ACC NO.  असा पर्याय दिसेल त्यामध्ये सदर MATERIAL चा ACC NO.  टाकल्यास सदर पुस्तकांची संपूर्ण माहिती आपल्या समोर येते सदर पुस्तक कोणी घेतले आहे तसेच किती दिवसांसाठी घेतले आहे व सदर पुस्तक RETURN कारावयाचे आहे की RENEW  कारायावयाचे आहे त्यानुसार खाली दोन्ही पैकी एका पर्यायावर क्लिक करावे. म्हणजेच ग्रंथ देव किंवा ग्रंथ मुदत वाढ होते.

HOW TO ENABLE LOCAL LANGUAGE IN E-GRANTHALAYA 

SOFTWARE

ई-ग्रंथालय हि आज्ञावली संपूर्ण भारतामध्ये वापरली जाते त्यामुळे आज्ञावली मध्ये २४ महत्वाच्या भाषा आपणास दिल्या आहेत त्यापैकी आपली भाषा निवडून आपण ती आज्ञावलीमध्ये टाकू शकतो. याने ई-ग्रंथालय आज्ञावलीमध्ये ग्रंथांची नोंदी तसेच इ-ग्रंथालय सामावून घेण्यास जास्तीत जास्त उपयोग होऊ शकतो. आणि जास्तीत जास्त USER FRIENDLY म्हणून आज्ञावलीचा वापर मोठ्याप्रमाणावर ग्रंथपाल याचा वापर करू शकतात.

ई- ग्रंथालय आज्ञावली भारत सरकारने मोफत उपलब्ध करून दिली आहे याचे कारण प्रत्येक ग्रंथालय हे संगणकीकृत असावे यासाठी ती आज्ञावली हि स्थानिक भाषेमध्ये उपलब्ध केली आहे जेणेकरून प्रत्येक भाषेतील ग्रंथांची नोंदी या आज्ञावली मध्ये करता  येऊ शकते.

            

आज्ञावलीच्या MANUAL  या फोल्डर मध्ये गेल्यावर GOGLE INPUT TOOLS SETUP. अशी एक SETUP FILE आपल्याला दिसेल त्यावर DOUBLE CLICK केल्यावर INSTALLING असे पर्याय येईल हे मोड्यूल INSTALL करण्यासाठी एकवेळेस फक्त इंटरनेटची गरज आपल्याला भासते त्यानंतर काम करताना आपल्याला इंटरनेटची आवश्यकता भासत नाही.

 

INSTALLATION झाल्यानंतर संगणकाच्या उजव्या हाताला EN असा पर्याय टास्कबार वर दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर EN आणि MAR किंवा जी भाषा आपण INSTALL  केली आहे ती त्याठिकाणी दिसेल.

E-MAIL INEGRATION :

ई-ग्रंथालय आज्ञावलीद्वारे सभासदांना ई-मेलची सुविधा देण्यात आली आहे त्यामध्ये सभासदाने ग्रंथालयात सभासदत्व घेतल्या नंतर त्याला सभासद नोंदणी क्रमांक तसेच तत्सम माहिती हि त्याच्या ई-मेल वर जाते पावती स्वरूपात जाते. सभासदाला ग्रंथालयातील एखादे ग्रंथ हवे असेल तर ते ISSUE केल्यावर तसेच ग्रंथालयात ग्रंथ परत आल्यावर सभासदाला ग्रंथालायातून मेल जातो. तसेच ग्रंथ खरेदी करताना, मासिके खरेदी करताना तसेच सभासदाच्या नावावरील पुस्तक जास्त दिवस त्याच्या नावर OVERDUE झाल्यास सभासदाला ई-मेल करता येतो व हि सुविधा निशुल्क असल्यामुळे ग्रंथपालास सभासदांना हि सुविधा निशुल्क देता येते. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK मेल मध्ये ग्रंथालयाचा मेल CONFIGURE केल्या नंतर ग्रंथालयातर्फे सभासदांना प्रत्येक ग्रंथ देव घेवीनंतर ग्रंथालयातर्फे मेल जातो. त्यामुळे ग्रंथालयाचे कामकाज सोपे होते.

   HOW TO CONFIGURE OUTLOOK MAIL

START,PROGRAMME, MICROSOFT OFFICE OOTLOOK

MICROSOFT OUTLOOK/ TOOLS/ACCOUNT SETTING

CHOOSE e-MAIL SERVICE/ MICROSOFT EXCHANGE,POP.IMAP, HTTP

AUTO ACCOUNT SETUP :  

Your Name : ज्या नावने ई-मेल करावयाचा आहे त्याचे नाव येथे द्यावे.

E-Mail : जो ई-मेल आयडी नोंदवायचा आहे तो येथे द्यावा.

Password : आपल्या ई-मेल चा जो password आहे तोच येथे द्यावा.

त्यानंतर खाली एक चेक बॉक्स असेल त्यावर क्लिक करून outook manually configure करा

manually configure server settings or additional server type च्या समोर एक चेकबॉक्स आहे त्यावर क्लिक करावे व NEXT म्हणावे.

HOW TO GENERATE BARCODE LABLES : ग्रंथालय संगणकीकरणासाठी सर्वात महत्वाचे तंत्रज्ञान म्हणजे बारकोड तंत्रज्ञान होय बारकोड तंत्रज्ञानाचा उपयोग करणे म्हणजे प्रत्येक ग्रंथाची आज्ञावली द्वारे नोंदी करून प्रत्येक ग्रंथाचा बारकोड तयार करणे आणि तो बारकोड म्हणजेच ग्रंथाची माहिती होय (उदा. आपण मॉल मध्ये एखादी वस्तू खरेदी करण्यसाठी गेलो असता आपल्याला खरेदी करताना विक्रेता एका बारकोडवर मशीनने क्लिक करून वस्तूची किंमत आपल्याला सांगतो व आपल्याला ती वस्तू मॉलच्या बाहेर घेऊन जाण्यास परवानगी देतो याचप्रमाणे ग्रंथपालसुद्धा ग्रंथालयातील ग्रंथ बारकोड रीडरने रीड करूनच ग्रंथालया बाहेर घेऊन जाण्यास परवानगी देतो आणि हि प्रक्रिया करण्यासाठी अवघे 1 मिनटचा कालावधी लागतो यामुळे सभासद आणि ग्रंथपाल यांच्यातील संबंध सुधारून ग्रंथालयाचे कामकाज सुरळीत चालण्यास मदत होते व डॉ. एस.आर रंगनाथान यांच्या चौथ्या नियमानुसार वाचकाचा वेळ वाचवणे तसेच ग्रंथपालाचा वेळ वाचवणे या नियमाचे पालन होते. CATALOUGING MODULE च्या अंतर्गत गेल्यावर आपल्याला GENERATE BARCODE LABLES असा पर्याय दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर आपल्याला ग्रंथाबाबतची माहिती भरल्यावर प्रत्येक ग्रंथाचे बारकोड तयार करता येतात.हे बारकोड प्रत्येक ग्रंथाच्या मागे लावल्यास संगणकीकरण होते. GENERATE BARCODE LABLES: मध्ये गेल्यावर आपल्याला बारकोड कशाचे काढायचे आहेत ते हिरव्या रंगामध्ये दिसेल * BOOKS AND BOUND JOURNALS * LOOSE ISSUES *NUMBERS त्याच्या अगोदर चेकबॉक्स दिलेला आहे त्यावर क्लिक करावा

ORDER BY : याठिकाणी ग्रंथांचे अनुक्रमे कसे आले पाहिजे यासाठी यामध्ये पर्याय दिले आहे शक्यतो ACC NO. हा पर्याय निवडावा.

ACC. NO: प्रत्येक ग्रंथाला दाखल अंक क्रमांक दिलेलाच असत त्यामुळे आपल्याला ज्या ज्या ग्रंथांचे बारकोड तयार करावयाचे आहेत त्याचे ACC NO. येथे द्यावे.

SELECT BARCODE PRINTER: जर ग्रंथालयात बारकोड प्रिंटर असेलतर आपण बारकोड प्रिंटर DROPDOWN मध्ये दिलेल्या एका प्रिंटर पैकी निवडून PRINT LABLE ON BARCODE PRINTER या पर्याय्यावर क्लिक करावे.

SELECT LASER PRINTER: जर ग्रंथालयात बारकडे प्रिंटर उपलब्ध नसेल तर आपण बारकोड LASER PRINTER वरसुद्धा देऊ शकतो त्यासाठी येथे पर्याय दिलेला आहे SELECT LASER PRINTER वर DROPDOWN केल्यावर येथे LABLES SIZE दिलेली आहे त्यापैकी आपल्याला ज्या SIZE वर प्रिंट घ्यावयाची आहे ती SELECT KARUN प्रिंट म्हणावे.

PRINT THIS LIBRARY CODE: प्रिंटर निवडल्यावर बारकोड लेबल्सवर आपल्या ग्रंथालयाचे नाव हवे असल्यास लाल रंगामध्ये PRINT THIS LIBRARY CODE या पर्यायामध्ये आपल्या ग्रंथालायचे नाव आपण देऊ शकतो जे बारकडे वर येते.

SEARCH: ACC NO. ग्रंथ निवडल्यावर उजव्या हाताला SEARCH म्हणन पर्याय दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर सदर निवडलेले ग्रंथ आपल्यासमोर येतील.

PRINT LABLES ON LASER PRINTER: ग्रंथ समोर आल्यावर ज्या प्रिंटर वर प्रिंट द्यावयाची आहेत ते समोर दिसतील त्यापैकी PRINT LABLE ON BARCODE PRINTER,  PRINT LABLES ON LASER PRINTER या डोही पर्यायांपैकी एकावर क्लिक केल्यावर आपल्यासमोर बारकोड तयार झालेले दिसतील.

BARCODE FONT : आपल्या संगणकामध्ये शक्यतो बारकोड FONT नसतात म्हणूनच ई-ग्रंथालय आज्ञावली च्या SETUP CD मध्ये MANUAL या फोल्डर च्या अंतर्गत बारकोड FONT आहेत ते तिथून कॉपी करून संगणकाच्या C DRIVE मध्ये WINOWS या फोल्डर मध्ये FONT म्हणून फोल्डर दिसेल त्यामध्ये सदर FONT पेस्ट करावे.

                        BOOK ACQUISITION :

  हे मोड्युल ग्रंथालयातील ग्रंथांचे सोपस्कार करण्यासाठी अत्यंत उपयोगाचे आहे यामध्ये ग्रंथांचे ग्रंथालयात येण्याअगोदर पासूनची प्रक्रिया ते ग्रंथालयात ग्रंथाचे स्थान निश्चित होई पर्यंतची प्रत्येक नोंद संगणकामध्ये म्हणजेच ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये नोंदविता येते ग्रंथालय ग्रंथांची यादी तसेच ग्रंथ विक्रेत्यांना देण्यात आलेल कार्यादेश त्यांची आलेले बिले त्यांना देण्यात आलेले चेक यांची सर्व नोंद या मोड्यूल्स मध्ये असते म्हणून हे मोड्युल ग्रंथालयात येणाऱ्या कमिटी साठी अधिक उपयोगी ठरते.

टीप : या मोड्यूल्स मध्ये नोंद करताना CAT क्रमांक लक्षात ठेऊन नोंद केल्यास नोंद लवकर होण्यास मदत होते. ADD NEW TITLE या ठीकांनी एकदा ग्रंथ ADD केल्यावर जो CAT क्रमांक येईल तोच शेवट पर्यंत वापरावयाचा.

BOOK ACQUISITION :

शक्यतो या मोड्यूल्स मध्ये जी माहिती लाल रंगामध्ये दिलेली आहे तेवढीच जरी भरली तरी चालते परंतु जेवढी लाल रंगामध्ये आहे तेवढी महत्वाची असते जर सदर माहिती न भरता आपण पुढे जात राहिलो तर ई-ग्रंथालय अज्ञावली नोंद होत नाही.

ADD NEW TITLE : या फॉर्म मध्ये उजव्या हाताला ADD NEW पर्याय निवडा त्यानंतर खाली फॉर्म आपल्या समोर येईल त्यामध्ये

TITLE : यामध्ये पुस्तकाचे नाव टाकायचे जे पुस्तक आपल्याला ग्रंथालयात घ्यावयाचे आहे. येथे अनेक पुस्तकांची नोंद एका वेळेस करून घेता येतात.

AUTHOR : या रकान्यात ग्रंथाचे लेखकाची माहिती भरावयाची असते. जर पुस्तकाचे लेखक अगोदरच अज्ञावली मध्ये भरलेली असतील तर फक्त DROPDWON मधून लेखकाचे नाव SELECT करता येते अथवा खाली उजव्या हाताला AUTHORS या फॉर्म मध्ये ADD AUTHOR म्हणावे

EDITION : या फॉर्म मध्ये पुस्तकाची कोणती आवृत्ती घ्यावयाची आहे ती नोंदविली जाते.

URL : प्रत्येक मासिकेचे संकेतस्थळ असते त्या संकेत स्थळाचा पत्ता म्हणजेच WEBSITE येथे संपर्कासाठी टाकावी.

PUBLISHER/PLACE:  येथे मासिकाच्या प्रकाशकाचे नाव तसेच मासिकाच्या प्रकाशकाचे शहर येथे नोंविता येते. प्रकाशकाचे नाव अगोदरच ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये टाकलेले असतील तर DROPDOWN मधून घ्यावे नाहीतर उजव्या हाताला NEW PUBLISHER या फॉर्म मध्ये ADD NEW  म्हणावे.

हे सगळी नोंद झाल्यावर उजव्या हाताला SAVE म्हणून बटन आहे ते प्रेस केल्यावर दुसऱ्या पानावर जावे.

ADD ACQUISITION RECORD : ACQUISTION INFORMATION या फॉर्म मध्ये गेल्यावर आपल्याला लाल रंगामध्ये SEARCH असे बटन दिसेल त्या आधी एक बॉक्स असेल त्यामध्ये क्लिक केल्यावर आपल्याला ACC NO., TITLE,AUTHOR, ISBN असे पर्याय असतील त्यामध्ये TITLE  पर्याय निवडून त्यामुढे जे ग्रंथ नोंदविली आहे त्याचे नाव टाकल्यावर खाली ADD NEW  या पर्यायावर क्लिक केल्यावर

APP NO. या मध्ये आपल्या ग्रंथालयातून ग्रंथ खरेदीसाठी एक प्रस्ताव जात असतो त्या प्रस्तावाचा क्रमांक येथे भरावा.

CURRENCY : या फॉर्म मध्ये ग्रंथ विक्रेत्याला कोणत्या स्वरुपात पैसे देणार आहेत त्याबद्दल माहिती द्यावी लागते आपण भारतात राहतो याचा अर्थ आपलं INDIAN CURRRENCY  हा पर्याय निवडावा.

COPY PROPOSE : येथे आपल्याला ग्रंथाच्या एकूण किती प्रति घ्यावयाच्या आहेत त्या द्याव्या लागतात.

ITEM PRICE/SET PRICE : येथे एका पुस्तकाची किंमत तसेच त्याच्या एकूण घेण्यात आलेल्या प्रतींची एकूण किंमत किंमत येथे देण्यात येते.

VENDOR : ADMIN मोड्युल च्या अंतर्गत MASTER DATA  मध्ये एकदाच ग्रंथ विक्रेते भरलेले असतात त्यामुळे येथे DROPDOWN केल्यावर सर्व ग्रंथविक्रेत्यांची यादी येते त्यातून आपल्याला ज्या विक्रेत्याकडून ग्रंथ मागवायचे आहे तो SELECT करावा.

SAVE : हे सर्व नोंदी झाल्यावर उजव्या हाताला SAVE म्हणावे व पुढच्या नोंदिकडे जावे.

GENERATE APPROVAL : आपण ग्रंथालयात हस्तलिखित एखादे पुस्तक मागणीसाठी टिपण्णी टाकतो आणि त्याची मंजुरी आपण आपल्या वरिष्ठ अधिकारी यांच्याकडून घेतो तसेच या अज्ञावली मध्येपण आपल्याला वरील सर्व प्रक्रिया कराव्या लागतात.

APP NO : यामध्ये टिपण्णीचा जावक क्रमांक टाकावयाचा असतो.

LETTER TEXT : ADMIN मोड्युल च्या अंतर्गत MASTER DATA  मध्ये आपण LETTER तयार करून ठेवलेले असतात यापैकी APPROVAL FORM निवडावा.

APPROVAL DATE : ज्यादिवशी ग्रंथाला मंजुरी मिळालेली आहे त्या दिवशीची दिनांक येथे द्यावी.

COMMITTEE : कोणत्याही ग्रंथालयात ग्रंथ खरेदी हि ग्रंथालय समिती तर्फेच होत असल्यामुळे ती कमिटी निवडावी.

PROCESS : वरील सर्व माहिती भरल्यावर PROCESS मध्यभागी एक बटन दिलेले आहे त्यावर क्लिक केल्यावर हि प्रक्रिया समाप्त होऊन पुढच्या प्रक्रीये साठी जाते.

UPDATE APPROVAL : या फॉर्म मध्ये फक्त APPROVAL NO. टाकून आपली माहिती तपासता येते म्हणजेच जे ग्रंथ आपण APPROVAL साठी पाठविले आहे ते APPROVED किंवा REJECT झाले आहे याची माहिती समजते

APPROVAL NO:  येथे DROPDOWN मध्ये क्लिक केल्यावर ज्या APPROVAL NO. चा प्रस्ताव आपण पाठवला आहे त्याचा क्रमांक येतो त्याला SELECT करावा.

PLEASE TICK THE CHECK BOX BELOW UNDER SELECT IF TITLE IS APPROVED.

या लाल रंगाच्या नोटीस खालीच आपण APPROVAL साठी पाठवलेल्या ग्रंथाची यादी येते त्यामध्ये जे APPROVED झाले आहेत त्याच्या डाव्या हाताला एक खाली बॉक्स आहे त्यावर TICK केल्यावर त्याच्या पुढे COPY APPROVAD या प्रयायामध्ये जेवढ्या COPY घेण्यासाठी मंजुरी मिळाली आहे त्याचा आकडा टाकावा.

UPDATE : हि सर्व माहिती भरल्यावर मध्यभागी UPDATE या बटणावर क्लिक केल्यावर वरील सर्व माहिती SAVE  होते.

 

ADD ORDER DETAILS : ग्रंथ खरेदीसाठी मंजुरी मिळाल्यावर ग्रंथपालास ग्रंथांचे कार्यादेश काढावे लागतात व ते ग्रंथ विक्रेत्यास पाठवावे लागतात.

ADD ORDER DETAILS मध्ये गेल्यावर या फॉर्म मध्ये गेल्यावर आपल्याला लाल रंगामध्ये SEARCH असे बटन दिसेल त्या आधी एक बॉक्स असेल त्यामध्ये क्लिक केल्यावर आपल्याला ACC NO., TITLE,AUTHOR, ISBN असे पर्याय असतील त्यामध्ये TITLE  पर्याय निवडून त्यामुढे जे ग्रंथ नोंदविली आहे त्याचे नाव टाकल्यावर SEARCH करावे व लगेचच काह्ली ADD/EDIT ORDER INFO या पर्यायावर क्लिक केल्यावर कार्यादेशाचा क्रमांक येथे टाकावा लागतो व त्यापुढे COPIES म्हणजेच त्या ग्रंथाच्या किती प्रति आपणास हव्या आहेत याचा कार्यादेश ग्रंथपालास द्यावा लागतो.

ORDERING INFORMATION च्या अंतर्गत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्य्व्याचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर उजव्या हाताला ADD/EDIT ORDER INFO हा पर्याय असेल त्यावर क्लिक केल्यावर ORDER NO. हा पर्याय दिसेल त्यामध्ये आपण बनवलेल्या कार्यादेशाचा जावक क्रमांक टाकावा व त्याच पुढे COPIES म्हणजेच एकूण किती प्रति ORDER करावयाच्य आहेत याची माहिती तिथे दिल्यावर SAVE बटन प्रेस करावे.

GENERATE ORDER : या पर्यायावर गेल्यावर आपल्याला जो कार्यादेश बनविलेला आहे त्याकार्यादेशाबद्दल आपल्याला सदर समोरच्या ग्रंथ विक्रेत्याला कळविता येते म्हणजेच UPDATE करता येते व त्याची प्रिंट अथवा त्याची प्रत ग्रंथ विक्रेत्याला EMAIL करता येते

GENERATE ORDER :

ORDER NO: येथे DROPDOWN केल्या वर आपण दिलेल्या कार्यादेशाचा क्रमांक येतो.

ORDER NO: कार्यादेश ज्या दिवशीचा काढलेला आहे ती दिनांक या ठिकाणी द्यावी लागते.

LETTE TEXT: येथे ADMIN मोड्युल च्या अंतर्गत MASTER DATA मध्ये आपण ORDER FORM/LETTER तयार करून ठेवलेले असते त्यापैकी फक्त आपल्याला जो हवा तो फॉर्म निवडावा.

VENDOR : ADMIN मोड्युल मध्ये MASTER DATA मध्ये ग्रंथ विक्रेत्यांची यादी आपण तयार करून ठेवलेली असते त्यापैकी ज्या ग्रंथ विक्रेत्याच्या नावाने आपण कार्यादेश काढलेला आहे त्याचे नाव DROPDOWN मधून SELECT  करावे.

PLEASE TICK THE CHECK BOX BELOW UNDER SELECT IF TITLE

IS APPROVED.

या लाल रंगाच्या नोटीस खालीच आपण कार्यादेश बनविलेल्या ग्रंथांची यादी येते त्यापैकी आपल्याला ORDER करावयाच्या आहेत त्याच्या  डाव्या हाताला एक खाली बॉक्स आहे त्यावर TICK केल्यावर वर UPDATE या पर्यावावर क्लिक करावे.

EMAIL ORDER : कार्यादेश UPDATE  झाल्यावर त्याची आपणास प्रिंट अथवा त्याची एक प्रत आपल्याला ग्रंथविक्रेत्याला सुद्धा पाठविता येते.

RECEIVED DOCUMENTS:

 ग्रंथविक्रेत्याला कार्यादेश मिळाल्यानंतर ८ कार्यालयीन दिवसांमध्ये ग्रंथविक्रेता ग्रंथ पुरवठा करतात व सदर ग्रंथ मागविलेल्या प्रमाणेच आलेले आहेत किंवा नाही किंवा ग्रंथ त्याच किमतीचे आहेत अथवा दिलेली सवलत योग्य आहे किंवा नाही ह्याची पडताळणी करून सदर माहिती आपल्याला भरावी लागते.

RECEIVED DOCUMENTS :

ORDER NO : DROPDOWN मधून आपला कार्यादेश क्रमांक निवडावा

SELECT : जे जे ग्रंथ आलेले आहेत त्यांना SELECT करावे.

COPY RECEIVED: एकूण किती प्रति आल्यात तया अद्ययावत कराव्यात

UPDATE: हे सर्व झाल्यावर UPDATE बटन प्रेस केल्यावर वारील्सार्व माहित SAVE होते.

PRINT ORDER DETAILS: या पर्यायावर क्लिक केल्यावर एकूण किती ग्रंथ ग्रंथालयात दाखल झालीत त्याची संपूर्ण माहिती चा अहवाल येथे सदर करता येतो. ज्याचा उपयोग ग्रंथालय निरीक्षण कमिटी, NAAC कमिटी सारख्या कमिटी समोर लगेच आपण अहवाल सदर करू शकतो.

ACCESSIONING : ग्रंथालयात दाखल झालेले ग्रंथांची नोंद ग्रंथालय दाखल अंक नोंद वहीमध्ये करावी लागते त्याशिवाय ग्रंथाचे स्थान ग्रंथालयात प्राप्त होत नाही.त्यामुळे प्रत्येक ग्रंथाची संपूर्ण माहिती आपल्याला नोंदवायला लागते.

SELECT ORDER : जो कार्यादेश आपण दिलेला आहे तो SELECT केल्यावर कोणत्या ग्रंथ विक्रेत्याला दिलेली आहे ते समोर येते व कोणते ग्रंथ घेतले आहे याची यादी खाली येते त्या यादी मधील ज्या ग्रंथाची नोंद करावयाची आहे त्यावर क्लिक केल्यावर ते

ग्रंथ SELECT होते.

ADD NEW : वरील पैकी एका ग्रंथाला SELECT केल्यावर खरेदी केलेल्या ग्रंथांची संपूर्ण माहिती येथे भरावी लागते त्यामध्ये खालील माहिती भरणे आवश्यक असते.

ACC. NO. ग्रंथालयात येणाऱ्या प्रत्येक पुस्तकाला एक UNIQUE क्रमांक देण्यात येतो तो आपल्याला आधी द्यावा लागतो.

CLASS NO. ग्रंथालयात येणाऱ्या प्रत्येक पुस्तकाला हसा ACC NO. देतात  तसेच त्याचे ग्रंथालयात आल्यावर त्याचे स्थान निश्चित करावे लागते म्हणजेच त्याचे वर्गीकरण करावे लागते तोच वर्गीकरण क्रमांक येथे द्यावा लाहतो.

PAGINATION : त्या ग्रंथाची पाने किती आहेत ती येथे द्यावी लागते.

BINDING : याठिकाणी DROPDOWN मध्ये ग्रंथाची BINDING चा प्रकार येथे आहेत त्यापैकी ज्या प्रकारात आपले ग्रंथ BINDING केलेले आहेत तो पर्याय निवडावा.

LOCATION : या पर्यायामध्ये ग्रंथ कोठे ठेवणार आहे त्याचे स्थान म्हणजेच कपाट क्रमांक तसेच कप्पा कोठे ठेवले आहे ते येथे दिले जाते याने सभासदाला ग्रंथ शोधण्यास सहाय्यता होते.

COLLECTION : येथे ग्रंथायातील ग्रंथ ग्रंथालायातच संदर्भ ग्रंथ म्हणून वापरणार आहेत का किंवा ग्रंथ देवघेव साठी तसेच BOOK BANK म्हणजे ग्रंथ विद्यार्थ्यांना वर्षभरासाठी वापरावयास दिले जातात त्यापैकी आपले सदर नोंदविले ग्रंथ कोणत्या प्रकारात येते तो प्रकार येथे निवडावा.

SECTION : सदर ग्रंथ ग्रंथालयात कोणत्या SECTION  मध्ये जाईल याची नोंद येथे होते.

SAVE :
 

ADD BILL INFORMATION : च्या अंतर्गत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT BILL INFO असा पर्याय दिलेस त्यावर क्लिक केल्यावर

INVOICE NO. ग्रंथ विक्रेत्याकडून आलेल्या देयकाचा क्रमांक (INVOICE BILL NO.) येथे द्यावयाचा असतो.

INVOICE DATE: INVOICE BILL ज्या दिवशीचे आहे त्या दिवशीची दिनांक येथे भरावयाची.

RUPEES : ते ग्रंथ किती रुपयाचे आहे किंवा देयकावर असलेली रक्कम येथे नोंदवायची असते.

SAVE 

 

ADD PAYMENT DETAILS : ADD PAYMJENT DETAILS : च्या अंतर्गत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT PAYMENT INFO असा पर्याय दिलेस त्यावर क्लिक केल्यावर

CHEQUE NO : ग्रंथ विक्रेत्याच्या नावाने जो धनादेश काढलेला आहे त्याचा क्रमांक येथे द्यावा.

CHEQUE DATE: धनादेशची दिनांक 

SAVE : वरील सर्व माहिती SAVE करावी.

PRINT : वरील सर्व भरलेली माहितीचा अहवाल आपणास सदर करावा लागतो त्यासाठी SAVE पर्यायानंतर PRINT या पर्यायावर क्लिक केल्यावर आपणासमोर सदरील ग्रंथाचा संपूर्ण अहवाल सदर होईल तो आपल्याला आपल्या नस्तिला सुद्ध जोडता येतो.

नियतकालिके

SERIALS :

ग्रंथालयात मासिके तसेच नियतकालिके SUBSCRIBE केलेले असतात त्यामुळे त्यांची नोंद ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये घेणे आवश्यक असते. ग्रंथालयात आलेले प्रत्येक मासिक हे देवघेव साठी उपलब्ध असते तसेच काही मासिके संदर्भ म्हणून पण ठेवण्यात येतात म्हणून प्रत्येक मासिकाची आवश्यकतेनुसार नोंदी घेण्यात येतात. शक्यतो या मोड्यूल्स मध्ये जी माहिती लाल रंगामध्ये दिलेली आहे तेवढीच जरी भरली तरी चालते परंतु जेवढी लाल रंगामध्ये आहे तेवढी महत्वाची असते जर सदर माहिती न भरता आपण पुढे जात राहिलो तर ई-ग्रंथालय अज्ञावली नोंद होत नाही

ADD NEW TITLE : या फॉर्म मध्ये उजव्या हाताला ADD NEW पर्याय निवडा त्यानंतर खाली फॉर्म आपल्या समोर येईल त्यामध्ये

TITLE : यामध्ये जे मासिक आपल्याला सुरु करावायचे आहे त्याचे नाव येथे नोंदवावे

EDITOR : शक्यतो मासिकाला/नियतकालीकेला लेखक नसतो त्याला संपादक असतात त्यामुळे येथे आपल्याला EDITOR असा पर्याय दिसेल तेथे संपादकाचे नाव टाकावे.

PUBLISHER/PLACE:  येथे पुस्तकाचे प्रकाशकाचे नाव तसेच पुस्तकाच्या प्रकाशकाचे शहर येथे नोंविता येते. लेखका प्रमाणेच येथे प्रकाशकाचे नाव अगोदरच ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये टाकलेले असतील तर DROPDOWN मधून घ्यावे नाहीतर उजव्या हाताला NEW PUBLISHER या फॉर्म मध्ये ADD NEW  म्हणावे.

SUBJECT :  वरील मासिक कोणत्या विषयांतर्गत येथे तो विषय आपणास येथे टाकता येतो विषय अगोदर ADMIN मोड्यूल्स अंतर्गत नोंद्विलेला असेल तर फक्त DROPDOWN करून विषय निवडता येतो अन्यथा SUBJECT म्हणून लाल रंगामध्ये पर्याय आहे त्यामध्ये आपणास विषय नोंदविता येतो.

KEYWORDS : या पर्यायामध्ये साकेतांक म्हणजेच मासिके OPAC मध्ये शोधण्यासाठी त्या मासिकाचा एखादा महत्वाचा शब्द येथे द्यावा जेणे करून ते मासिक लगेचच आपल्या समोर येईल.

COUNTRY : येथे मासिक कोणत्या देशाचे आहे याची नोंद होणे महत्वाचे आहे खाली सर्व देशांची नाव आपल्या अज्ञावली मध्ये आहेत त्यापैकी मासिक ज्या देशाचे आहे त्या देशाचे नाव निवडावे.

हे सगळी नोंद झाल्यावर उजव्या हाताला SAVE म्हणून बटन आहे ते प्रेस केल्यावर आपल्याला एक CAT क्रमांक मिळेल तो नोंद पूर्ण होई पर्यंत आपल्या लक्षात असणे गरजेचे आहे.

SERAIL START DETAILS: या फॉर्म मध्ये गेल्यावर आपल्याला पहिला पर्याय CAT NO. असा दिसेल त्यामध्ये गेल्यावर आपल्याला मागची नोंद SAVE करताना जो CAT NO. मिळाला आहे तो येथे भरल्यास TITLE या रकान्याच्या शेवटला एक DROPDOWN आहे त्यावर क्लिक केल्यावर आपण नोंदविलेले मासिक आपल्या समोर येईल.

त्याच्याच खाली आपल्याला एक NOTE : म्हणून दिसेल 

DETAILS OF SERIAL PUBLICATION WHEN IT WAS START

या पर्यायाच्या पुढे ADD NEW म्हणावे

ADD NEW म्हणल्यावर खाली पर्याय आपल्या समोर येतील त्यामधील सर्व माहिती भरणे महत्वाचे आहे.

CODEN :यामध्ये मासिकाचा एक संकेतांक क्रमांक आपल्याला द्यावयाचा असतो जेणे करून मासिके SEARCH करण्यासाठी अधिक सोईस्कर होईल

START VOLUME : मासिक ज्यावेळेस आपण ग्रंथालयात सुरु करणार आहोत त्यापासूनचा मासिकाचा VOLUME क्रमांक येथे द्यावा

START ISSUE : प्रत्येक मासिकाला ISSUE NO. असतो तो येथे द्यावा.

START MONTH : मासिक कोणत्या महिन्या मध्ये सुरु करणार आहेत तो महिना येथे नोंदविला जातो.

START YEAR : मासिक कोणत्या वर्षासाठी सुरु करावयाचे आहे ते वर्ष येथे द्यावे.

START FREQUENCY : मासिके येण्याचा कालवधी येथे नोंदविले जातो कारण प्रत्येक मासिकाचा/नियतकालीकेचा प्रकाशन कालावधी वेगवेगळा आसतो काही मासिके साप्ताहिक, मासिक,त्रैमासिक,सामाही असे असतात त्यामुळे आपण जे मासिक सुरु करतोय ते कोणत्या कालावधीत येणारे हे नोंदवावे लागते.

FULL TEXT: मासिके आपल्याकडे पूर्ण येणार आहेत की फक्त त्याचे काही ISSUES  येणार आहेत ते Y/N म्हणून नोंदविता येते.

SAVE : वरील सर्व माहिती भरल्यावर माहिती जतन करावी.

SUBSCRIPTION START DETAILS : मासिक SEARCH केल्यावर

ADD NEW

JOURNAL SUBSCRITPTION START INFORMATION: असा पर्याय आहे त्यामध्ये जी माहिती आहे ती भरावी हि माहिती एकदाच द्यावी लागते हि सर्व माहिती मासिकाच्या आतल्या पानावर असते ती बघून येथे भरावी.

START VOLUME : मासिक ज्यावेळेस आपण ग्रंथालयात सुरु करणार आहोत त्यापासूनचा मासिकाचा VOLUME क्रमांक येथे द्यावा.

START ISSUE: प्रत्येक मासिकाला ISSUE NO. असतो तो येथे द्यावा.

START MONTH : सदर मासिक कोणत्या महिन्यापासून सुरु करणार आहे तो महिना येथे नमूद करावा

START YEAR : मासिक सुरु करण्याचे वर्ष

CLOSING VOLUME : मासिकाचा कालावधी समाप्त होताना त्याचा असणारा VOLUME NO. येथे द्यावा.

CLOSONG ISSUE : मासिकाचा कालावधी संपताना त्याचा शेवटचा अंक क्रमांक येथे द्यावा.

CLOSING MONTH : कोणत्या महिन्यामध्ये मासिकाची वर्गणी संपणार आह तो महिना येथे द्यावा.

CLOSING YEAR : कोणत्या वर्षामध्ये सदर मासिकाची वर्गणी संपणार आहे ते वर्ष येथे द्यावे.

FULL TEXT SUBSCRIPTION : Y/N : मासिके आपल्याकडे पूर्ण येणार आहेत की फक्त त्याचे काही ISSUES  येणार आहेत ते Y/N म्हणून नोंदविता येते.

SUBSCRIBED : Y/N सदर मासिकाची वर्गणी भरली आहे किंवा नाही हे येथे नमूद करता येते.

SAVE : वरील सर्व माहिती भरल्यावर माहिती जतन करावी.

 

ADD ACQUISITON RECORD : 

SEARCH : 

ADD NEW :

APP NO : येथे आपण जसे BOOK ACQUISTION मध्ये नोंदी केलेल्या आहेत त्याच प्रमाणे येथे सुद्धा आपणास करावयाच्य आहेत मासिके खरेदी करण्यासाठी जी मंजुरी घेण्यात आलेली आहे त्या मंजुरीचा जावक क्रमांक येथे द्यावा.

VENDOR : यामध्ये ज्या मासिक विक्रेत्या कडून अथवा मासिकाचा प्रकाशकाकडून मासिकाची वर्गणी भरावयाची आहे त्याचे नाव आपल्याला येथे नोंदविता येते. VENDOR या पर्यायासमोर DROPDOWN बटन प्रेस केल्यावर सर्व विक्रेत्यांची यादी मधून आपल्याला ज्याला मासिकाचे आदेश द्यावयाचे आहेत तो निवडावा.

SUBS YEAR: येथे मासिक कोणत्या वर्षासाठी सुरु करावयाचे आहे त्याची नोंद येथे होते या रकान्यात फक्त वर्ष टाकावे.

COPY PROPOSED : सदर मासिकाच्या किती प्रति ग्रंथालयात सुरु करावयाच्या आहेत त्याचा एकूण आकडा येथे द्यावा.

SUBSCRIPTION RATE / SET PRICE : सुरु केलेले मासिकाच्या एका अंकाची किंमत तसेच एकूण वर्ष्याच्या कालावधी मध्ये येणारे मासिके यांची संच किंमत येथे नोंदविता येते.

RECOMMENDED BY / DATE : ग्रंथालयात कोणतेही ग्रंथ अथवा मासिके घेण्या अगोदर ग्रंथालय सामोती तसेच सभासदांचा मागणीनुसार ग्रंथ/मासिकांची खरेदी करण्यात येते त्यामुळे येथे ज्याने हे मासिक सुचविले आहे त्याचे नाव व दिनांक आपणास संदर्भासाठी उपयुक्त ठरते.

SAVE :

GENERATE APPROVAL : सदर मासिकाची माहिती भरून ती APPROVAL साठी पाठवण्यात येते  त्यासाठी खाली दिलेली माहिती योग्य भरावी आणि SENT FOR APPROVAL या पर्यायावर क्लिक करावे सदर मासिक मंजुरीसाठी किंवा पुढच्या प्रक्रीयेसाठी जाते.

APPROVAL NO/DATE : GENERATE APPROVAL मध्ये DROPDOWN वर क्लिक केल्यावर सदर APP NO येतो तो निवडावा व समोर दिनांक टाकवी.

LETTER TEXT : APPROVAL फॉर्म निवडावा.

COMMITTEE : ज्या समितीला पाठवायचे आहे ती समिती निवडावी.

SEND FOR APPROVAL : समोरच्या चौकोनी बॉक्स वर किक केल्यावर सदर मासिक APPROVAL साठी पुढे जाते.

UPDATE APPROVAL : सदर मासिकाला APPROVAL आल्यानंतर लेखाविभागाला सदर APPROVAL बद्दल कळवावे लागते 

ADD ORDER DETAILS : मासिके खरेदीसाठी मंजुरी मिळाल्यावर ग्रंथपालास मासिकाचे कार्यादेश काढावे लागतात व ते मासिके पुरवठाधारकास पाठवावे लागतात.

ADD ORDER DETAILS या फॉर्म मध्ये गेल्यावर आपल्याला लाल रंगामध्ये SEARCH असे बटन दिसेल त्या आधी एक बॉक्स असेल त्यामध्ये क्लिक केल्यावर आपल्याला ACC NO., TITLE,AUTHOR, ISBN असे पर्याय असतील त्यामध्ये TITLE  पर्याय निवडून त्यामुढे जे मासिके नोंदविली आहे त्याचे नाव टाकल्यावर SEARCH करावे व लगेचच खाली ADD/EDIT ORDER INFO या पर्यायावर क्लिक केल्यावर कार्यादेशाचा क्रमांक येथे टाकावा लागतो व त्यापुढे COPIES म्हणजेच त्या मासिकाच्या किती प्रति आपणास हव्या आहेत याचा कार्यादेश ग्रंथपालास द्यावा लागतो.

GENERATE ORDER :

SUBSCRIPTION MAINTENANCE :

 ADD NEW

FREQUENCIES : या मोड्यूल्स मध्ये ग्रंथालयात येणारे प्रत्येक मासिकाची नोंद त्याच्या येण्याच्या वारंवारते नुसार क्कारण्यात येतेह प्रत्येक मासिकाची वारंवारता येथे मर्यादित केलेले असतात कोणत्या मासिकाची वारंवारता कधी आहे हे येथे DROPDOWN  मध्ये निश्चित करण्यात आलेले आहेत त्यापैकी आपल्या मासिकाची वारंवारता निवडून घ्यावी.

SUBSCRIPTION START DATE : मासिकाची वर्गणी भरल्यानंतर मासिक ग्रंथालयात सुरु होण्याची दिनांक येथे भरण्यात येते.

SUBSCIPTION END DATE : मासिकाची वर्गणी भरल्याची दिनांक येथे भरण्यात येते.

ISSUE/YEAR : मासिके कोणत्या वर्षासाठी सुरु करण्यात अलीली आहे ते वर्ष येथे भरावे.

FIRST ISSUE DATE : ग्रंथालयात पहिले वर्गणी भरल्यावर मासिकाचे जे पहिले अंक येते त्याची दिनांक येतेह देतात.

ISSUE CONTINUE : Y/N

COPY : एकूण किती प्रती घ्यावयाच्या आहेत त्याची संख्या.

SAVE:

SCHEDULE MAINTENANCE : ग्रंथालयात येणारे प्रत्येक मासिकाचे वारंवारता ठरलेली असते त्यामुळे त्याचे नियोजन ग्रंथपालास करावे लागते प्रत्येक मासिकाची माहिती अद्ययावत येथे करावी लागते.

SUB YEAR :मासिक सुरु केल्याचे वर्ष टाकून SEARCH बटन प्रेस करावे.

TITLE : या पर्यायामध्ये जेव्धीमासिके नोंदविली आहे त्यांची यादी असते त्यापैकी ज्याचे MAINTENANCE आपल्याला करावयाचे आहे ते निवडावे.

GENERATE SHEDULE : या रकान्यावर क्लिक केल्यावर त्यामासिकाची वारंवारता निश्चित केलेली असेल तर ती आपणास खाली दाखावो अन्यथा NO SCHEDULE FOR THIS TITLE असे दाखवतो आणि खाली ADD पर्याय कार्यान्वित होतो तेथे सर्व माहिती भरावी.

ADD : येथे काह्ली दिलेल्या पर्यायां समोर त्याचीम्हिती आपणास अद्ययावत करून SAVE म्हणावे लागते.

VOLUME : मासिकाचे खंड कितवा चालू आहे .

ISSUE NO: मासिकाचे कोणते अंक आहे .

PART NO: मासिक भागांमध्ये येत असेल तार तो कोणता भाग आहे.

ISSUE DATE : अंकाची प्रकाशन दिनांक

DUE DATE : ग्रंथालयात येणाच्या प्रतिक्षा दिनांक.

REMARKS : या रकान्यामध्ये आपल्याला मासिकाबद्द्ल काही अभ्प्राय असेल किंव सूचना त्या येथे भराव्यात.

SAVE :

RECEIVED LOOSE ISSUES: SUB YEAR :मासिक सुरु केल्याचे वर्ष टाकून SEARCH बटन प्रेस करावे.

TITLE : या पर्यायामध्ये जेव्धीमासिके नोंदविली आहे त्यांची यादी असते त्यापैकी ज्याचे MAINTENANCE आपल्याला करावयाचे आहे ते निवडावे.

वरील मासिक निवडल्यावर मासिकाची आत्ता पर्यंतची माहिती समोर येते व या पुढील येणाऱ्या मासिकांना ग्रंथालयात येथूनच स्वीकारण्यात येते.

RECEIVED :डाव्या हाताला खाली RECEIVED असा पर्याय आहे याठिकाणी ज्या मासिक आपणास ग्रंथालयात स्वीकारावयाचे आहे ते येथे RECEIVED  म्हणावे आणि उजव्या हाताला त्या मासिकाची मागच्या अंकाची माहिती अपना समोर येते ती दिलेल्या प्रयायानुसार भरावी.

VOLUME : आलेला मासिकाचा खंड कितवा आहे.

ISSUE NO:  आलेल्या मासिकाचा अंक कितवा आहे.

PART NO: कोणता भाग चालू आहे.

SUPPL : ग्रंथालायात पुरवठा झालेला आहे की नाणी Y/N मध्ये निवडावे.

ISSUE DATE : मासिकाची प्रकाशन दिनांक

DUE DATE : ग्रंथालयात दाखल होण्याची दिनांक

RECEIVED DATE : ग्रंथालयात दाखल झाल्याची दिनांक

COPY : एकूण किती प्रत प्राप्त झाल्यात

REMARK : मासिकाबद्दल काही महत्वाच्या सूचना

UPDATE : सर्व माहिती भरल्यावर UPDATE म्हणल्यावर मासिकाची अद्ययावत माहिती ग्रंथालयात राहते जेणे करून सभासदांना आपण अधिक अधिक चागली सुविधा उपलब्ध करून देऊ शकतो.

ITEM ID : UPDATE या पर्यायावर क्लिक केल्यावर आपल्याला ITEM ID क्रमांक भेटेल जसा प्रत्येक ग्रंथालयाती ग्रंथांना ACC NO. असतो तसाच मासिकांना सुद्धा एक UNIQUE NO. असतो त्याद्वारे ग्रंथालयातील मासिकाचे देवाण घेवाण होते तासेच मासिकांना बारकोडिंग केले जाते त्यामुळे या ITEM ID  चा उपयोग वेळो वेळी ग्रंथपालास होतो.

ADD BILL INFORMATION : च्या अंतर्गत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT BILL INFO असा पर्याय दिलेस त्यावर क्लिक केल्यावर निळ्या रंगामध्ये जी माहिती दिसेल ती भरावी लागते

CURRENCY : चलन कोणत्या देशाचे आहे ते येथे निवडावे (INDIAN RUPEES)

ITEM PRICE : एका मासिकाची किंमत किती आहे.

SET PRICE : एकूण १२ महिन्यासाठी येणाऱ्या संचाची किंमत येथे द्यावी लागते.

INVOICE NO. ग्रंथ मासिके पुरवठाधारका कडून आलेल्या देयकाचा क्रमांक (INVOICE BILL NO.) येथे द्यावयाचा असतो.

INVOICE DATE: INVOICE BILL ज्या दिवशीचे आहे त्या दिवशीची दिनांक येथे भरावयाची.

RUPEES : ते ग्रंथ किती रुपयाचे आहे व देयकावर असलेली रक्कम येथे नोंदवायची असते.

SAVE :

ADD PAYMENT DETAILS : ADD PAYMJENT DETAILS : च्या अंतर्गत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT PAYMENT INFO असा पर्याय दिलेस त्यावर क्लिक केल्यावर

CHEQUE NO : ग्रंथ विक्रेत्याच्या नावाने जो धनादेश काढलेला आहे त्याचा क्रमांक येथे द्यावा.

CHEQUE DATE: धनादेशची दिनांक 

SAVE : वरील सर्व माहिती SAVE करावी.

                                 

PRINT : वरील सर्व भरलेली माहितीचा अहवाल आपणास सदर करावा लागतो त्यासाठी SAVE पर्यायानंतर PRINT या पर्यायावर क्लिक केल्यावर आपणासमोर सदरील ग्रंथाचा संपूर्ण अहवाल सदर होईल तो आपल्याला आपल्या नस्तिला सुद्ध जोडता येतो.

ADD BOUND VOLUMES OF JOURNALS : प्रत्येक ग्रंथालयात बरेचसे मासिके येत असतात त्यापैकी विषयानुसार अथवा काही महत्वाचे मासिके/नियातकालिके ग्रंथालयात येतात त्यांचा संदर्भ हा भविष्यात कधीना कधी तरी लागत असतो त्यासाठी प्रत्येक वर्षी ग्रंथालयात मासिकाचे संच तयार करून ठेवले जातात येणे करून सभासदांना ग्रंथालयातील कोणत्याही मासिकाची माहिती कोत्याही वर्षी अथवा कधीही लागली तरी ग्रंथपालाकडे ती उपलब्ध असू शकते त्यामुळे BOUND VOLUME  करून ठेवणे अत्यंत गरजेचे असते.

ADD BOUND VOLUMES OF JOURNALS : च्या अंतर्गत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर

ADD NEW :

ACC NO: प्रत्येक BOUND VOLUME  ला दाखल अंक क्रमांक द्यावा लागतो .

CLASS NO : ग्रंथालय शास्त्रामध्ये प्रत्येक विषयाला dewey Desimal Classification या वर्गीकरणाच्या आधारे वर्गीकरण करून विषयानुसार ग्रंथांची विभागणी करून ठेवावी लागतो.

PAGINATION : एकूण किती पानाचा BOUND VOLUME  आहे.

PERIOD : सदर मासिके कोणत्या महिन्या पासून कोणत्या महिन्यापर्यंतची आहेत याचा कालावधी येथे नोंदवावा.

LOCATION : ग्रंथालयात कोणत्या ठिकाणी अथवा कोणत्या कपाटामध्ये सदरील BOUND VOLUME ठेवले आहेत

BINDINGS: सदर BOUND VOLUME ला बांधणी कशी केली आहे त्याचा प्रकार येथे नोंदवावा. HARD  BOUND, PAPERBACK ETC.

SECTION : सदर BOUND VOLUME कोणत्या विभागामध्ये ठेवण्यात आलेला आहे त्याची माहिती येथे द्यावी.

YEAR : सदर BOUND VOLUME कोणत्या सालचा आहे.

COLLECTION : सदर BOUND VOLUME वाचकांना वाचण्यासाठी घरी द्यावयाचा आहे किंवा संदर्भ म्हणून फक्त ग्रंथालयात वाचण्यासाठीच ठेवायचा आहे याची माहिती येथे नोंदवावी

SAVE :

MICRO DOCUMENTS : या मोड्यूल्स मध्ये ग्रंथालयात उपलब्ध असलेले मासिके, वर्तमानपत्रे अथवा नियतकालिके यांची कात्रणे येथे नोंद्विली अथवा ई-फॉर्म स्वरुपात येथे साठवून ठेवली जातात.

ADD EDIT/MICRO DOCUMENTS: या फॉर्म मध्ये गेल्यावर आपणास SEARCH  पर्याय दिसेल यावर क्लिक केल्यावर आपल्या आज्ञावली मध्ये जेवढे मासिके नोंदविलेले आहेत त्यांची यादी अपना समोर येथे त्यापैकी सदरील कात्रणे कोणत्या मासिकाची आहेत त्या मासिकावर क्लिक करावे.

ADD NEW: सदर मासिकावर क्लिक केल्यावर ADD NEW  पर्याय आपणास लाल रंगामध्ये दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर उजव्या हाताला

UPLOAD FILE असा पर्याय दिसेल या पर्यावर क्लिक केल्यावर आपल्या COMPUTER वर साठवून ठेवलेल्या PDF,JPEG स्वरूपातील फाईल आपणास दिसू लागतील त्यापैकी जी फाईल सदर मासिकाची असेल तिला SELECT करावे आणि OPEN म्हणावे सदर फाईल UPLOAD झाल्यावर मासिकाची माहिती आपणास द्यावी लागते.

VOLUME : आलेला मासिकाचा खंड कितवा आहे.

ISSUE:  आलेल्या मासिकाचा अंक कितवा आहे.

PERIOD : मासिकाचा/नियतकालीकेचा कालावधी कोणता आहे.

YEAR: मासिक/नियतकालिके कोणत्या वर्षासाठी SUBSCRIBE केले आहे.

TITLE : मासिकाचे शीर्षक काय आहे.

PAGINATION : सदर मासिकाची पाने किती आहे.

SUBJECT : मासिक/नियतकालिके कोणत्या विषयांवर आधारित आहे.

KEYWORDS : मासिक ग्रंथालयात लवकरात लवकर सापडावे म्हणून KEYWORD द्यावे.

URL : मासिकाचे संकेतस्थळ येथे द्यावे.

SAVE

SEARCH MICRO DOCUMENTS :  या फॉर्म मध्ये आपण CLIPINGS ई-फॉर्म मध्ये UPLOAD करून ठेवलेल्या आहेत त्या शोधण्यासाठी येथे पर्याय आहेत.

सदर CLIPPING सभासदाला PRINT,DOWNLOAD  करता येतात तसेच त्याला OPAC  मार्फत त्याच्या घरामध्ये सुद्धा ह्या  ARTICLES वाचता येऊ शकतात.

SEARCH MICRO DOCUMENTS  मध्ये गेल्यावर FIND ARTICLES या पर्यायावर क्लिक केल्यावर सदर उपलब्ध असलेले ARTICLE  आपल्या समोर येतात त्यापैकी जे ARTICLE  आपल्याला बघावयाचे आहे त्यवर क्लिक करावे.

ARTICLE वर क्लिक केल्यावर आपल्याला उजव्या हाताला VIEW FILE असा पर्याय दिसेल त्यावर क्लिक केल्यावर सदर ई-क्लिपिंग आपल्या समोर येईल.

 

NEWSPAPER CLIPPING MANAGER :

हे मोड्यूल्स सुद्धा सदरील दिलेल्या पद्धतीनुसारच आपल्याला भरावयाचे अगोदर SERIAL या पर्याय अंतर्गत वर्तमानपत्राची संपूर्ण माहिती भरून घ्यावी संपूर्ण प्रक्रिया झाल्यावर NEWSPAPER CLIPPING MANAGER मध्ये जसे आपण ARTICLE नोंदविले तसेच ई-क्लिपिंग संगणकामध्ये UPLOAD  कराव्यात.

LIBRARY BUDGET

ग्रंथालय अंदाजपत्रक

प्रत्येक ग्रंथालयास एक वार्षिक अनुदान निश्चित करून देण्यात आलेले असते सार्वजनिक ग्रंथालय असो किंवा शासकीय तसेच महाविद्यालयीन प्रत्येक ग्रंथालयात ग्रंथ,मासिके,वर्तमानपत्रे,स्टेशनरी,संगणक असे अनेक दैनंदिन कार्यालयीन कामकाजासाठी लागणाऱ्या वस्तू ग्रंथालयासाठी खरेदी कराव्या लागतात त्यामुळे ग्रंथालयास एक निश्चित रक्कम दिलेली असते त्याचा साठाबंद किंवा त्याचा हिशेब ग्रंथपालास अथवा ग्रंथालय लिपिकास ठेवावा लागतो कारण ग्रंथालयाचे सुद्धा AUDIT  करावयाचे असते त्यासाठी ग्रंथपालासा प्रत्येक वस्तूचा अथवा खरेदी केल्येल्या सर्व ग्रंथ, मासिके, वर्तमानपत्रे यांची खरेदी प्रक्रिया कार्यालयीन प्रक्रियेनुसार करावी लागते आणि त्याची देयके,धनादेश यांची संपूर्ण माहिती अद्ययावत ठेवावी लागते त्यामुळे सदर BUDGET मोड्युल ग्रंथपालास अत्यंत लाभदायक असते. तसेच ग्रंथालायात परीक्षण समिती येत असतात उदा. NAAC अश्या परीक्षण समिती आल्यावर आपणास ग्रंथालयासंदर्भात अनेक अह्वाल सदर किंवा तयार करावे लागतात जेणेकरून परीक्षण समितीने अहवाल मागविण्याच्या अगोदर आपला अहवाल तयार असणे गरजेचे असते अश्या वेळेस BUDGET हे मोड्यूल अत्यंत उपयोगास येते.

LIBRARY BUDGET

ADD NEW : नवीन BUDGET नोंदविण्यासाठी ADD NEW  असे म्हणा.

BUDGET HEAD : येथे ग्रंथालयासाठी जे वार्षिक अंदाजपत्रक येणार आहे ते अंदाज पत्रक कोणत्या कारणासाठी येणार आहे त्याचे HEAD येथे नोंदवितात.

PERIOD : सदर अंदाजपत्रक कोणत्या कार्यकाळासाठी आला आहे तो सदर कालावधी येथे नोंदवावा.

AMOUNT: एकूण किती रक्कम जमा झालेली आहे त्याचा एकूण आकडा.

SAVE : 

INVOICE DETAILS : या फॉर्ममध्ये ग्रंथालयात येणाऱ्या सर्व ग्रंथांचे बिलिंग करता येते म्हणजेच ग्रंथ खरेदी प्रक्रिया झाल्यावर बिलाची सर्व माहिती या ठिकाणी भारता येते यामध्ये बिल कोणत्या ग्रंथ विकेत्याकडून आले आहे किती रुपयाचे आहे त्यावर काही सवलत आहे का अशी बरीचशी माहिती आपण संचय करून ठेऊ शकतो. 

BUDGET YEAR : सदर बजेट कोणत्या वर्षासाठी नियोजित केले आहे ते वर्ष येथे टाकावे.

BUDGET HEAD : बजेट कोणत्या कामासाठी आले आहे त्याकामासाठी एक वेगळे शीर्षक बनवून त्याअंतर्गत सदर बजेटची रक्कम नोंदवावी लागते.

SUPPLY BILL : ग्रंथालयातील ग्रंथांसाठी देयक देण्यात आली आहेत का नाही.

INVOICE NO/DATE : देयाकांचे क्रमांक तसेच देयकाची दिनांक येथे देण्यात येते.

AMOUNT: सदर देयक किती किंमतीचे आहे ती किंमत येथे भरावी.

CURRENCY: सदर ग्रंथ खरेदी भारतात झालेली असल्याने INDIAN RUPEE हा पर्याय वापरावा.

DISCOUNT : ग्रंथ खरेदी करताना प्रत्येक ग्रंथ विक्रेता ग्रंथालयांना त्यांच्या नियमाप्रमाणे प्रत्येक ग्रंथावर सवलत देतात.

VENDOR : ग्रंथ पुरवठाधरकाचे नाव येथे DROPDOWN मधून निवडावे.

PAYMENT REQUEST NO/DATE : या फॉर्म मध्ये ग्रंथ खरेदीनंतर सदर देयकाची अदायगी करावयाची असते म्हणजेच PAYMENT करावयाचा असतो. त्यामुळे सदर देयकाच्या किंमतीवरून PAYMENT REQUEST NO. कार्यालयीन लेखापाल देतो तो येथे भरावा तो ज्यादिवशी हा क्रमांक देईल त्यादिवशीची दिनांक येथे द्यावी लागेल

SAVE : उजव्या हाताला लाल रंगामध्ये SAVE म्हणून पर्याय असेल त्यावर क्लिक करा

ATTACH TITLES : SAVE झाल्यावर खाली लाल रंगामध्ये ATTACH TITLES असा एक पर्याय असेल त्यावर क्लिक केल्यावर ज्या ग्रंथाची प्रक्रिया चालू आहे त्यांची यादी येथे येते त्यापैकी ज्या ज्या ग्रंथांचे PAYMENT REQUEST करावयाचे आहे त्यावर करावे.

PROCESS : त्यानंतर PROCESS बटणावर क्लिक केल्यावर सदर ग्रंथांचे देयक अदायगीसाठी पुढे पाठविण्यात आले आहे असे ग्रंथपाल गृहीत धरू शकतो,

GENERATE PAYMENT REQUEST : या फॉर्म मध्ये सदर देयकाची अदायगी कोणत्या ग्रंथपुरवठा धारकाला करावयाची आहे ती नमूद करून त्याच्या नावाने देयक सदर करण्यात येते.

PAYMENT REQUEST NO: येथे ज्या देयकाची अदायगी करावयाची आहे त्या देयकाचा प्रक्रिया क्रमांक म्हणजेच PAYMENT REQUEST NO. येथे द्यावा

LETTER TEXT: याठिकाणी देयकाच्या देयकाची माहिती असलेला तसेच देकाची किंमत किंवा ग्रंठ्पालाकडून लेखाविभागाला सदर देयक देण्याबाबतचे पत्र सोबत जोडून द्यावे लागते.

POST : सदर केलेली प्रक्रिया पुढे पाठविण्यासाठी POST हा पर्याय वापरावा.

UPDATE PAYMENT REQUEST : लेखा विभागाकडून देयकाची अदायगी झाल्यावर आलेल्या चेक/रोख याबद्दल लेखा विभागास पुनः माहिती UPDATE करावी लागते.

PAYMENT REQUEST NO : देयकाचा PAYEMT REQUEST NO येथे भरावा

CHEQUE NO/DATE : देयकासाठी आलेल्या चेकचा क्रमांक व त्याची दिनांक येथे द्यावी.

AMOUNT : आलेल्या चेकची रक्कम येथे नोंदवावी                      

UPDATE : UPDATE बटन प्रेस केल्यावर वरील सर्व माहिती लेखा विभागाकडे जाते.

CHEQUE DELIVERY FORM : चेक ग्रंथालयात आल्यानंतर तो ग्रंथ विक्रेत्याला देण्यासाठी येथे CHEQUE DELIVERY FORM बनवतात तो ग्रंथ विक्रेत्याला चेक सोबत देण्यसाठी उपयुक्त राहतो.

PAYMENT REQUEST NO : येथे ज्या देयकाची अदायगीचा चेक तयार केला आहे त्याचा क्रमांक द्यावा.

VENDOR : ज्या ग्रंथविक्रेत्याला चेक द्यावयाचा आहे त्याचे नाव DROPDOWN

मधून घ्यावे.

LETTER TEXT : जो CHEK DELIVERY FORM आपण बनविलेला आहे तो येथे सोबत जोडावा.

GENERATE REPORT : सर्व माहिती भरून झाल्यावर GENERATE REPORT म्हणावे यामध्ये सर्व माहिती येते.

BUDGET ANALYSIS :

येथे बजेट सर्व भरून झाल्यावर त्याचे परीक्षण करावे लागते करून त्याचे रिपोर्ट तयार करावे लागतात त्यासाठी BUDGET ANALYSIS हे मोड्युल उपयोगी पडते.

YEAR : ज्या वर्षाचे ANALYSIS  करावयाचे आहे ते वर्ष येथे भरावे.

SELECT HEAD : ज्या बजेटसाठी पैसे आले आहेत त्या बजेटच्या अंतर्गत सदर नोंदी झालेल्या आहेत त्या HEAD वर क्लिक करावे.

BUDGET SUMMERY:

अंदाजपत्रकातील सर्व माहिती आपणास दिसू लागते म्हणजेच एकूण किती रक्कम ग्रंथालयास मंजूर झाली आहे यापैकी किती रक्कम ग्रंथ खरेदीसाठी खर्च करण्यात आलेली आहे तसेच आता एकूण किती रक्कम ग्रंथालयाकडे उपलब्ध आहे याचा अहवाल आपल्यासमोर येतो.

PRINT BILL REGISTER:

SEARCH

प्रत्येक ग्रंथालयात सभासद हे OPAC चा वापर करतीलच असे नाही त्यामुळे ग्रंथपालास आज्ञावली मध्ये स्वतः ग्रंथ शोधून द्यावे लागतात किंवा ग्रंथालय आज्ञावालीमध्ये ग्रंथांची, मासिकांची नोंदी झालेल्या आपणास बघता याव्यात त्यामुळे हे SEARCH पर्याय आहे.

BASIC SEARCH : यामध्ये शक्यतो KEYWORD नुसार ग्रंथ  SEARCH  होतात BASIC SEARCH या पर्यायामध्ये गेल्यावर KEYWORD या पर्यायमध्ये जे ग्रंथ शोधावयाचे आहे त्याचे शीर्षक किंवा त्याच्या शीर्षकातील एखादे वाक्य येथे टाकल्यावर समोर SEARCH म्हणून लाल रंगामध्ये पर्याय आहे त्यावर क्लिक केल्यावर खाली आपल्याला सदर वाक्यातील ग्रंथांची यादी येथे येते त्यावर क्लिक केल्यावर सादर ग्रंथाची स्थिती आपल्याला समजते म्हणजेच सदर ग्रंथ ग्रंथालयात उपलब्ध आहे किंवा नाही किंवा हे ग्रंथ सभासदाला देय केलेले आहे.

PRINT HOLDINGS : सदर ग्रंथांची स्थिती समजल्या नंतर खाली अनेक लाल रंगामध्ये पर्याय दिसतील त्यापैकी PRINT HOLDINGS या पर्यायावर क्लिक केल्यावर खालील प्रमाणे अहवाल सदर होते.

HOW TO MAKE OPAC :

OPAC : ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOUGE ग्रंथालयात पूर्वीच्या काळामध्ये ग्रंथ शोधण्यासाठी प्रत्येक पुस्तकाची तालिका ALPHABETICALLY लावीन ठेवलेली असायची ज्या लेखकाचे ग्रंथ असेल त्या लेखकाच्या रकान्यामध्ये गेल्यावर आपल्याला सदर ग्रंथ भेटत असे परंतु आपल्याला प्रत्येक ग्रंथची तालिका (CATALOUGE CARD) बनवावी लागायची व ती सभासदांना शोधून त्यानुसार ग्रंथ ग्रंथालयातून शोधून काढावे लागत असायचे.

संगणकीकरणाच्या काळामध्ये हि संकल्पना जरा बदलली आहे तालीकीकारण आता संगणकाच्या वापरामुळे अत्यंत सोपे झालेले आहे ग्रंथालयात येणारे प्रत्येक ग्रंथ अगोदर ग्रंथालय आज्ञावलीमध्ये नोंदिले जातात आणि अज्ञावली मध्ये ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOUGE (OPAC) म्हणून एक पर्याय दिलेले आहे ज्यामुळे आपण तालीकीकरण सहज करू शकतो आणि यामध्ये अनेक प्रकारामध्ये ग्रंथ शोधू शकतो,

जसे की लेखाकानुसार, शीर्षकानुसार,वर्गीकरणानुसार,वर्षानुसार, असे अनेक पर्याय येमध्ये आहेत ज्याने ग्रंथाचे निश्चित स्थान ग्रंथालयात कोठे आहे हे सुद्धा अवघ्या मिनिटामध्ये आपणास सापडते. त्यामुले OPAC हे खूप महत्वाचे असते साहस OPAC ग्रंथालयात प्रवेश करतानाचा सुरवातीला संगणकावर ठेवले असते जेणे करून सभासदाने अगोदर ग्रंथ शोधून त्याला जे हवे ते ग्रंथा ग्रंथापालास घेण्यासाठी आणून देता येईल यामुळे डॉ. एस.आर रंगनाथन यांचा नियम ४ वाचकाचा तसेच  ग्रंथपालाचा वेळ वाचवा या नियमानुसार ग्रंथालयात सभासद आणि ग्रंथपाल यांच्यामध्ये एकोपा निर्माण होण्यास मदत होते.

1.   ई-ग्रंथालय अज्ञावलीची CD मध्ये OPAC नावाचे एक FOLDER  आहे किवा ई-ग्रंथालय अज्ञावलीच्या WEBSITE http://egranthalaya.nic.in/ eG3OPAC.zip वर गेल्यावर  आपल्याला सदर OPAC ची फाईल भेटेल ती DOWNLOAD करून तिला आपल्या संगणकाच्या C: कोलन वर PASTE  करावी.

2.  त्यानंतर संगणकावरील START बटनवर प्रेस केल्यावर उजव्या पट्टीवर    CONTROL PANEL  असा पर्याय दिसेल त्यावर क्लिक करा.

 

3.  CONTROL PANEL मध्ये आपल्यावर PROGRAMME & FEATURES या पर्यायायावर क्लिक करा.

 4. PROGRAMME & FEATURE पर्यायावर गेल्यावर डाव्या हाताला TURN WINDOWS FEATURE ON OR OFF हा पर्याय निवडा.

 4.  TURN WINDOWS ON OR OFF मध्ये INTERNET INFORMATION SERVICE असा  पर्याय दिसेल त्याला एक CHECK BOX  असेल त्यावर क्लिक करून तो पाराय निवडा. 

5.  INTERNET INFORMATON SERVICES नंतर WORLD WIDE WEB SERVICES ह्या पर्यायावर क्लिक करा. 

6.  WORLD WIDE WEB SERVICES  च्या अंतर्गत APPLICATION DEVELOPMENT FEATURES या पर्यायावर क्लिक केल्यावर आपल्याला NET EXTENSIBILITY, ASP, ASP.NET, CGI, ISAPI EXT ENSIONS, ISAPI, FILTERS, SERVER-SIDE INCLUDES असे पर्याय येतील त्यापैकी CGI हा पर्याय सोडून सर्वांसमोर क्लिक करावे आणि OK म्हणावे

OK म्हणाल्यावर खाली प्रमाणे WINDOW  येईल.

7.  आता पुन्हा CONTROL PANEL असा पर्याय निवडा त्यामध्ये ADMINISTRATIVE TOOLS मध्ये INTERNET INFORMATION SERVICES (IIS) MANAGER वर क्लिक करावे.

8.  INTERNET INFORMATION SERVICES (IIS) MANAGER वर क्लिक केल्यावर डाव्या हाताला आपल्या संगणकाचे नाव दिसते.

9.  संगणकावर क्लिक केल्यावर APPLICATION POOLS, SITES, DEFAULT WEB SITE यापर्यायावर क्लिक करावे.

10.  DEFAULT WEB SITE  वर उजव्या हाताचे क्लिक केल्यावर ADD APPLICATION  या पर्यायावर क्लिक करा.

11. DEFAULT WEB SITE वर क्लिक केल्यावर आपल्या समोर एक बॉक्स येईल त्यामध्ये ALIAS या रकान्यामध्ये OPAC लिहावे आणि त्यासमोर APPLICATION POOL या पर्यायामध्ये DROPDOWN  केल्यावर CLSSIC .NET APP POOL  हा पर्याय निवडावा.

12.  CLASSIC .NET APP POOL  हा पर्याय निवडल्यावर खाली PHYSICAL PATH यावर क्लिक केल्यावर आपल्या संगणकामध्ये OPAC नावाचे फोल्डर जेथे ठेवले आहे ते निवडून त्यावर क्लिक करावे आणि OK म्हणावे.

13.  आता संगणकाच्या INTERNET BROWSER INTERNET EXPLORER, MOZILA FIREFOX, GOOGLE CROME  यापैकी एका BROWSER मध्ये जाऊन  LOCALHIST/OPAC किंवा संगणकाचे नाव SOFTECHPC/OPAC किंवा संगणकाचा IP ADDRESS  टाकून 192.168.1.2/OPAC असे SERACH करावे तुमच्या समोर ई-

ग्रंथालयाचे OPAC असेल त्यामध्ये आपल्या ग्रंथालयाचे नाव निवडून SUBMIT बटन प्रेस करावे.

OPAC च्या पेजवर आल्यावर आपल्या ग्रंथालायचे निवड करावे आणि SUBMIT बटन प्रेस करावे.