ग्रंथालय आणि माहितीशास्त्राच्या जगात ई-ग्रंथालय(ग्रंथालय व्यवस्थापन प्रणाली) या अज्ञावलीचे महत्व व उपयोग
प्रस्तावना – आज तंत्रज्ञानाने प्रत्येक क्षेत्रात महत्वाचे स्थान प्राप्त केले आहे. त्यामुळे दैनदिन जीवनातील प्रत्येक घडामोडी तंत्रज्ञानावार अवलंबू लागल्या आहेत. (उदा.इंटरनेट, भ्रमणध्वनी,वाहन) अशी बरेचशी उपकरणे आहेत ज्याशिवाय माणसाचे जीवन विस्कळीत होऊ शकते. तंत्रज्ञानही आजच्या काळाची गरज आहे. तंत्रज्ञानाच्या बाबतीत ग्रंथालय कसे मागे राहू शकते, कारण प्रत्येक क्षेत्रात आज संगणकावरच कार्यप्रणाली केल्या जातात त्याच प्रमाणे ग्रंथालय क्षेत्रात सुद्धा संगणकाचा वापर होऊ लागला आहे. परंतु ग्रंथालया समोर एक मोठे आव्हान म्हणजे आर्थिक, त्यामुळे काही वेळेस ग्रंथालय तंत्रज्ञानाचा हात सोडते. परंतु या सर्वाना एक सक्षम पर्याय म्हणजे ई-ग्रंथालय होय. तरी आपण ई-ग्रंथालया संबंधी आणखी जाणून घेऊया त्या आधी ग्रंथालयाचे महत्व समजणे अत्यंत गरजेचे आहे.
ग्रंथालयाचे महत्व – संगणकीय तंत्रज्ञानाच्या युगात ग्रंथालयाचे महत्वही मोठ्या प्रमाणात वाढत आहे ग्रंथालय फक्त ग्रंथांचेच ही संकल्पना तंत्रज्ञानाने मोडीत काढली आहे. “ग्रंथालया मध्ये ग्रंथासोबत आणखी माहितीचे स्त्रोत, संदर्भ सेवा अश्या अनेक सुविधांनी परीपूर्ण असे आजचे ग्रंथालय आहे. वाचकांना एका छताखाली त्यांच्या आवडीची तसेच अभ्यासाची ग्रंथ व चालू घडामोडी (current awareness service), वैशिष्ठ पूर्ण माहिती (selective dissemination of information) अश्या ग्रंथालयातील महत्वाच्या सेवा त्वरित तसेच विनामूल्य उपलब्ध करून दिल्या जातात.
पुणे विद्यापीठ, भारती विद्यापीठ, टिळक विद्यापीठ, तसेच इंदिरा गांधी विद्यापीठ असे नामांकित विद्यापीठांनी पुढाकार घेऊन बरचसे शैक्षणिक अभ्यासक्रम सुरु केले. त्याअनुषंगाने विद्यार्थ्यांच्या आवश्यकतेनुसार प्रशस्त ग्रंथालयाची निर्मिती केली. नव-नवीन अभ्यासक्रमांचे ग्रंथ बरेचसे महाग असतात त्यामुळे प्रत्येक विद्यार्थ्यास ते ग्रंथ विकत घेणे शक्य होत नाही. म्हणूनच ग्रंथालयात ही सर्व पुस्तके उपलब्ध करून अश्या सर्व गरजू विद्यार्थ्यांना ग्रंथालायाकडून त्यांच्या शैक्षणिक वाटचालीत मदत होते. हे सर्व कार्य करत असताना ग्रंथपालास वेळेची बचत करून जास्तीत जास्त काम करावयाचे असते. त्यावेळेस त्याला ग्रंथालय व्यवस्थापन प्रणालीचा (Library management Software) उपयोग होतो. यामुळे ग्रंथपाल कमी वेळेत जास्तीत जास्त वाचकांना ग्रंथालयाच्या सोई सुविधांबद्दल तसेच सेवांबद्दल माहिती देऊन वाचकांच्या गरजा भागवू शकतो.
ग्रंथालय संगणकीकरण – ग्रंथालय ही आज काळाची गरज आहे. प्रत्येक क्षेत्रात संगणकाचा वापर वाढला आहे. त्याच प्रमाणे ग्रंथालयात संगणकाचा वापर होत आहे. पूर्वीच्या काळी ग्रंथालयातील सर्व प्रक्रिया हाताने केल्या जात असत ग्रंथालायातील देवघेव(Issue, Returning) तथा तालीकीकरण,(Cataloguing) साठा पडताळणी(Stock Verification) अश्या मोठ्या प्रक्रिया ह्या ग्रंथपालास हाताने कराव्या लागत व ह्यासाठी मोठ्या प्रमाणात मनुष्यबळ तसेच वेळ लागत असे. परंतु आज संगणक तंत्रज्ञानाच्या मदतीने ग्रंथ देवघेव, तालीकीकरण व साठा पडताळणी अवघ्या १ मिनटात होते. व ह्यामुळे मनुष्यबळ कमी लागते तसेच वेळेची बचत होते त्यामुळे ग्रंथालयाचा दर्जा व वापर वाढतो. हे सर्व काम सोपे करणारी अज्ञावली ई-ग्रंथालय (ग्रंथालय व्यवस्थापन अज्ञावली) या विषयी आपण सविस्तर चर्चा करणार आहोत.
ई- ग्रंथालय ओळख – ई- ग्रंथालय ही अज्ञावली राष्ट्रीय सूचना केंद्र या भारत सरकार अधिकृत संस्थेद्वारे एक प्रकल्प म्हणून काही तज्ञ व्यक्तींद्वारे कर्नाटका राज्यातील बंगलोर येथील शाखेत ग्रंथालय आणि माहिती शास्त्र विभागामध्ये २००३ साली पहिली आवृत्ती तयार करण्यात आली. त्यानंतर तिच्या तीन आवृत्या प्रसिद्ध झाल्या. ही अज्ञावली सूचना विज्ञान केंद्राने मोफत ठेवली आहे. कारण ह्याचा उपयोग प्रत्येक लहानात लहान ग्रंथालय करू शकेन. प्रत्येक ग्रंथालायाकडे मुबलक पैसा उपलबद्ध नसतो. अश्या वेळेस या अज्ञावलीचा उपयोग ग्रंथपाल करू शकतो. ई-ग्रंथालयात प्रत्येक सुविधा दिल्या गेल्या आहेत ज्या एका परिपूर्ण ग्रंथालयास उपयुक्त पडतात त्यामुळे याचा वापर शालेय, महाविद्यालयीन, शासकीय कार्यालये, शैक्षणिक संस्था करू शकतात यामध्ये ग्रंथालायचे संपूर्ण व्यवस्थापन, तसेच स्थानिक भाषा यांचा समावेश असल्यामुळे ही अत्यंत उपयुक्त अज्ञावली आहे.
ग्रंथालय संगणकीकृत असावे यासाठी प्रत्येक ग्रंथपाल धडपड करीत असतो काहीवेळेस त्याची संस्था आर्थिक दृष्ट्या पाठबळ देऊ शकत नाही काही वेळेस ग्रंथपालास तंत्रज्ञानाचे हवे तसे ज्ञान नसते त्यामुळे तो मागे पडतो. परंतु ई-ग्रंथालय या अज्ञावलीमुळे ग्रंथपालास ना तर आर्थिक अडचण तसेच तांत्रिक दोन्ही समोर येत नाही कारण ई-ग्रंथालय हे सूचना विज्ञान केंद्राच्या संकेतस्थळावर मोफत उपलब्ध आहे. ई-ग्रंथालय वापरणे हे ही अत्यंत सोपे व कोणतेही प्रशिक्षण न घेता वापरता येणारे असल्या मुळे ग्रंथपाल ग्रंथालयात स्वतःचे एक स्थान निर्माण करू शकतो. या सर्वांमुळे तुम्ही संस्थेचा पैसा, मनुष्यबळ तसेच वेळ वाचवत आहात.
ग्रंथालय व्यवस्थापन प्रणाली –
खाजगी अज्ञावली मुक्तद्वार अज्ञावली मोफत अज्ञावली
तीन प्रकारची अज्ञावली ग्रंथालय व्यवस्थापनेसाठी उपलब्ध आहे.
१. खाजगी अज्ञावली (Commercial Software) :- ही अज्ञावली एका विशिष्ठ कंपनीने व्यवसायासाठी तयार केलेली अज्ञावली असते. ही अज्ञावली घेताना आपणास कंपनीला संपर्क साधून मग त्यांच्या व्यक्तींकडून त्याचे प्रशिक्षण घेऊन आपल्या ग्रंथालयात घ्यावे लागते. व ह्याची किमंत साधारणतः लाखांमध्ये असते. त्यामुळे प्रत्येक शालेय तसेच महाविद्यालीन ग्रंथालयांमध्ये आपणास अशी अज्ञावली दिसत नाही अशी अज्ञावली जास्त करून मोठ मोठ्या खाजगी संस्था, विद्यापीठे अश्या ठिकाणी वापरली जाते.
२. मुक्तद्वार अज्ञावली (Open Source Software) :- ही अज्ञावली जास्त करून परदेशांमध्ये तयार होते. तयार झाल्यावर इंटरनेटवर मोफत स्वरुपात ठेवली जाते. जेणे करून कोणीही ही अज्ञावली कधीही कोठूनही इंटरनेटच्या सहाय्याने आपल्या संगणकावर घेऊ शकतो. तिचा वापर करू शकतो (GNU GPL) License च्या सहाय्याने तिच्या मध्ये हवे तसे बदल करू शकतो, तिचे प्रशिक्षण,कार्यशाळा तसेच वाटप करू शकतो. परंतु हे सर्व करण्यासाठी ग्रंथपाल संगणक शास्त्राचा पदवीधर अथवा त्यात प्राविण्य असला पाहिजे.
३. मोफत अज्ञावली (free Ware Software) :- मोफत अज्ञावली ही एका विशिष्ठ संस्थेद्वारे ना नफा ना तोटा या स्वरूपावर तयार केली जाते. त्यावर संस्थेचे बंधन असते. त्यामध्ये कोणीही बदल अथवा वाटप करू शकत नाही ही अज्ञावली सुद्ध्या मोफत इंटरनेटवर संस्थेच्या संकेतस्थळावर ठेवण्यात येते. जेणे करून कोणीही तिचा वापर करू शकेन. परंतु या अज्ञावलीचे प्रशिक्षण आपणास त्याच संस्थेकडून घ्यावे लागते.
या सर्व वर्णनांवरून असे दिसून येते की खाजगी अज्ञावली घेण्यासाठी शैक्षणिक संस्था,शाळा महाविद्यालय हे आर्थिक दृष्ट्या सक्षम असली पाहिजेत. जेणे करून त्यांचा वार्षिक देखभाल खर्च सोसता येईल जर मुक्तद्वार अज्ञावली घेतली तर त्या मध्ये तांत्रिक दृष्ट्या ग्रंथपाल सक्षम असला पाहिजे परंतु ग्रंथपाल संगणक शास्त्र क्षेत्रातून येत नसल्यामुळे त्यांना मुक्तद्वार अज्ञावलीमध्ये काम करणे अवघड जाते त्यामुळे ग्रंथपाल त्याकडे पण वळत नाही. त्यामुळे शेवटचा पर्याय जर ग्रंथपालाने निवडला तर तो ना आर्थिक ना तांत्रिक दृष्ट्या मागे पडतो मोफत अज्ञावली ही मोफत स्वरुपात असून ती समजण्यास सोप्पी व स्थानिक भाषेमध्ये उपलब्ध असते. त्यामुळे ग्रंथपाल हिचाच निवड करतो त्यामुळे ग्रंथालयाच्या जगात ई-ग्रंथालय या अज्ञावलीचे महत्व वाढत चालले आहे.
आता आपण ई- ग्रंथालयातील मोड्यूल्स (modules) बाबत चर्चा करणार आहोत.
Administration -: सर्वात महत्वाचे आणि सुरवातीचे मोड्यूल्स हे या मध्ये अज्ञावलीचे व्यवस्थापन केले जाते यामध्ये जसे की ग्रंथालयातील पात्रांचे नमुने,ग्रंथ विक्रेते,ग्रंथालय समिती,ग्रंथालय डेटा बॅकप अशी काही महत्वाची आणि एकाच वेळा भरणारी माहितीचा या ठिकाणी संचय करून ठेवला जातो. जेणे करून ज्या वेळेस आपण संबंधित माहितीसंबंधी कृती करू त्यावेळेस ती माहिती आपणास त्वरित त्या त्या ठिकाणी भरता यावी.
Book Acquisition -: या मोड्यूल्समध्ये ग्रंथ खरेदीसाठी करण्यात येणारी जी पारंपारिक प्रक्रिया आहे. त्या संबंधी माहिती असते. ग्रंथाची मागणी जेव्हा ग्रंथालयात होते त्यावेळेस ग्रंथपाल त्या मागणीतील ग्रंथासाठी एक मागणी पत्र तयार करून वरिष्ठांकडून परवानगी घेतो. वरिष्ठांशी त्या मागणी साठी परवानगी दिल्यानंतर ग्रंथपाल त्याची मागणी ग्रंथविक्रेत्याकडे करतो.त्या नंतर ग्रंथ ग्रंथविक्रेत्याकडून प्राप्त झाल्यानंतर ग्रंथपाल त्याची नोंद दाखलनोंद वहीमध्ये करतो. त्याचे बिल तयार करून ग्रंथ विक्रेत्याला देतो. ही सर्व प्रक्रिया आधी ग्रंथपाल हाताने करत असत पण आत्ता ई-ग्रंथालयाच्या या मोड्यूल्समुळे हे काम संगणकीकृत झाले व ह्यासाठी अवघे १० मिनिटे लागतात.
Catalouging -: या मोड्यूल्समध्ये ग्रंथ खरेदी केल्यानंतर ग्रंथांची नोंद सरळरित्या केली जाते कोणतेही खरेदी पद्धत न वापरता. त्यानंतर ह्यामधुन बारकोडिंग(bar coding) केली जाते. साठा पडताळणी (stock verification) या सारखी वेळखाऊ व जास्त मनुष्यबाळाचे काम ह्या अज्ञावलीमुळे अवघ्या मिनिटांमध्ये होऊ लागले आहे. ग्रंथालातील काही हरवलेली ग्रंथ, ग्रंथालयातून काढून टाकलेली, तसेच बायंडीग केलेले ग्रंथांची यादी आपणास येथे मिळू शकते.
Circulation :- -: या मोड्यूल्समध्ये ग्रंथालयातील सभासदांची वर्गवारी तसेच नोंद केली जाते. प्रत्येक वाचकांना त्यांचे बारकोडसहित ओळखपत्र अज्ञावालीद्वारे निर्मित केले जातात. ज्या वेळेस वाचक ग्रंथालयात येतो त्यावेळेस तो ते ओळखपत्र ग्रंथपालास देतो ग्रंथपाल त्यास बारकोड मशीन (barcode scanner) द्वारे पडताळणी करून नवीन ग्रंथ त्यास देतो अथवा घेतो. व ही सर्व माहिती अज्ञावली लगेच समोर दाखवते. व त्यानंतर गेट पास तयार होतो व वाचकाला ग्रंथ दिला जातो.
Serials :- या मोड्यूल्समध्ये वार्षिक मासिके खरेदी संदर्भात जी प्रक्रिया केली जाते ती ह्या अज्ञावली द्वारे करावी लागते. त्यामुळे वर्षान वर्षाची माहिती यात कायम राहते मागच्या वर्षी कोणते मासिक घेतले या वर्षी कोणते हवे आहे. असे आपणास त्वरित बघता येते अन्यथा मागील वर्षाची नस्ती शोधावी लागते तीपण जीर्ण झालेली असते त्यामुळे ई-ग्रंथालय ही अज्ञावलीमधील हे मोड्यूल अत्यंत गरजेचे आणि उपयुक्त असे आहे.
Micro documents :- ग्रंथालयात वृत्तपत्र कात्रण करणे हे ग्रंथपलाचे एक महत्वाचे काम असते ती कात्रणे काढून कोऱ्या कागदावर चीटकवून ती जपून ठेवणे या सर्व प्रक्रीये मध्ये भरपूर वेळ वाया जातो. त्यामुळे या अज्ञावलीत वृत्तपत्र कापून ते स्कॅन (scan) करून त्याचा असंख्य इतका संचय तयार करता येतो. त्यानंतर कार्यशाळेचा आढावा (workshop report) (article) असे काही महत्वाचे कागदपत्र येथे साठवली जातात, व गरजेनुसार त्यांचा संदर्भासाठी उपयोग केला जातो.
Budget :- प्रत्येक ग्रंथालयासाठी एक वार्षिक अंदाजपत्रक तयार केले जाते त्यामध्ये येत्या वर्षासाठी ग्रंथालयास एक विशिष्ठ रक्कम दिली जाते. त्याचा हिशोब वर्ष्याच्या शेवटला द्यावा लागतो त्यावेळेस ग्रंथपाल नस्ती शोधत राहतो हे कधी खरेदी केले, ते कसे जमा झाले असे अनेक प्रश्न त्याला पडतात परंतु या मोड्यूल्समध्ये सर्व वार्षिक खर्चांची माहिती वेळो वेळी जर भरत राहिलो तर वर्ष्याच्या शेवटला आपल्या वार्षिक खर्चाचे अंदाजपत्रक या अज्ञावलीमध्ये तयार झालेले असते.
Search :- या मोड्यूल्समुळे ग्रंथालयात उपलब्ध असलेली सर्व ग्रंथ,मासिके,वृत्तपत्र कात्रने,यांचा शोध ग्रंथालयात न जाता घेऊ शकता. यामुळे वाचकांचा वेळ तसेच ग्रंथपालाचा वेळ वाचतो. अज्ञावली नसलेल्या ग्रंथालयात ग्रंथपालास स्वतः कापटा जवळ जाऊन ग्रंथ काढून द्यावी लागतात. परंतु या ई- ग्रंथालय अज्ञावलीतील या मोड्यूल्समुळे वाचक स्वतः ग्रंथ, कपाट नबर व जागा संगणकावर शोधून ग्रंथ काढून ग्रंथपालाकडे आणून देतात. यामुळे वाचकाला ग्रंथालयाची आवड निर्माण होते.
ई-ग्रंथालयाच्या काही महत्वाच्या सेवा ( special features)
१. बारकोडिंग(Bar coding) – बारकोडिंग तंत्रज्ञानाचा वापर ग्रंथालयातील प्रत्येक ग्रंथावर केला जातो तसेच वाचकांच्या ओळखपत्रांवर याचा उपयोग होतो. जेणे करून ज्यावेळेस वाचक ग्रंथालयात येतो त्यावेळेस ग्रंथपाल बारकोड मशीन ने कार्ड स्कॅन करताच वाचकाची सर्व माहिती संगणकावर येते. त्यानंतर वाचक ग्रंथ पसंत करून ग्रंथ पालास दिल्यास ग्रंथपाल त्यास स्कॅन करतो व वाचकाला ग्रंथ अवघ्या ५ सेकंदात मिळते. बऱ्याचश्या ग्रंथालयात बारकोड तयार करण्यासाठी वेगळी मशीन खरेदी करावी लागते. ही मशीन महाग असते परंतु ई-ग्रंथालयात बारकोड सुविधा विनामुल्य आहे.
2. आय कार्ड्स (I-Cards) – प्रत्येक ग्रंथालयात वाचकांना ओळखपत्र हे दिलेच जाते. परंतु प्रत्येक ग्रंथालयात कार्ड्स सदस्य नोंदणी झाल्यानंतर २ ते ३ दिवसांनी दिले जाते. कारण ते प्रिंटिंगसाठी ग्रंथालया बाहेर दिले जाते परतू ई-ग्रंथालय अज्ञावली मुळे सदस्य नोंदणी झाल्या बरोबर ५ सेकंदात कार्ड तयार होतात. व ते त्वरित वाचकांना दिले जातात. त्यामुळे वाचकाचा वेळ वाचून ग्रंथालयाचा प्रिंटिंगचा खर्च वाचतो.
२. साठा पडताळणी (Stock Verification) – साठा पडताळणी हे अत्यंत मोठे तसेच किचकट काम आहे या साठी मोठ्या प्रमाणात मनुष्यबळ लागते त्यामुळे ग्रंथपाल काही वेळेस हे काम करणे टाळतो परंतु ई-ग्रंथालय अज्ञावालीच्या सहाय्याने हे मोठे काम काही मिनिटांमधेच केले जाते. या मुळे संस्थेचा वेळ तसेच पैसा दोन्ही वाचण्यास मदत होते.
३. दाखल नोंदवही (Accession Register) – प्रत्येक ग्रंथालयात नवीन ग्रंथांची नोंद दाखल नोंदवहीमध्ये करावीच लागते. परंतु काही वेळेस ग्रंथालयात ग्रंथ मोठ्या संख्येत येतात. त्यावेळेस ग्रंथपालास त्याकामासाठी काही शिकाऊ विद्यार्थी नेमून हे काम करून घ्यावे लागते. परंतु ई-ग्रंथालयाच्या सहाय्याने ग्रंथालयात दाखल होणाऱ्या प्रत्येक ग्रंथांची नोंद सरळ ई-ग्रंथालय अज्ञावलीत केली जाते. त्यानंतर ई-ग्रंथालय कार्यप्रणालीतून दाखलनोंद वही तयार होते व आपले लिहिण्याचे काम वाचते.
ई-ग्रंथालयाचे फायदे –
१. भारत सरकारची एकमेव अशी मोफत अज्ञावली.
२. हाताळण्यास अतिशय सोप्पी कोणतेही प्रशिक्षण न घेता स्वअभ्यासाने शिकता येण्या जोगी अज्ञावली.
३. या मध्ये ग्रंथांची नोंद २४ प्रादेशिक भाष्यांमध्ये करता येते. (उदा. मराठी,हिंदी,तमिळ)
४. शाळा,महाविद्यालये,शासकीय तसेच शैक्षणिक संस्था यांना उपयुक्त.
सारांश (Conclusion) -: ग्रंथालय फक्त ग्रंथाचे आलय राहिले नसून ग्रंथपाल फक्त ग्रंथाचे पालक न राहता तो तंत्रज्ञानासोबत वाटचाल करतोय. आज ग्रंथपाल (Information Scientist, Information Officer, Cataloguer, Classifier, Library Consultant.) अशा पदांवर कार्यरत आहे. हे सर्व शक्य झाले ते तंत्रज्ञानामुळे, परंतु त्याच बरोबर शालेय, महाविद्यालयीन, शासकीय कार्यालये येथील ग्रंथपाल आर्थिक व तांत्रिक परस्थितीमुळे मागे राहतोय. परंतु या सर्व परस्थितीवर एक सक्षम पर्याय आपणास राष्ट्रीय सूचना केंद्राने (NIC) दिला आहे. तो म्हणजे ई-ग्रंथालय त्यामुळे प्रत्येक ग्रंथापालाने यावर विचार विनिमय केला पाहिजे.
प्रत्येक जिल्ह्यामध्ये राष्ट्रीय सूचना केंद्राची (NIC) शाखा असल्यामुळे कोणत्याही अडचणी असल्यास आपणास त्वरित उत्तर मिळते. सध्या म्हाडाच्या पुणे मंडळातील पी.डी.सी ग्रंथालयात याचा यशस्वी वापर होत आहे. ग्रंथालयाचे सर्व कामकाज संगणकाद्वारे करणे शक्य झाले आहे. त्यामुळे वाचक व ग्रंथालय यांच्यातील संबंध सुधारून ग्रंथालय कामाची कार्यतत्परता वाढली आहे.
चेतन टाकसाळे
सॉफ्टेक सोलुशंन्स अँड सर्विसेस प्रा.लि
दूरध्वनी क्र. ७३८७९३२७००/7387932700
ई-मेल – chetan.taksale@gmail.com
